ワイズコンサルティング・グループ

記事番号：T00114908

【今回のご質問】

質問：初めてのDXを低リスクで始められるツールはありますか？

回答：DXをkintone（キントーン）で始めてみませんか？

　このコラムは「DXを始めたい方」向けのやさしく現実的な内容です。

懐かしの白板書き

　私のような昭和世代は「スケジュール管理」といえば白板（ホワイトボード）でした。白板に枠を書いて表にして外出先を記入したり、時にはプロジェクトの進捗を可視するためにガントチャートまで書いたものです。ひっくり返して使える両面式の白板を使っていました。そうそう、会議室の予約も白板に書いていました。

　その後、パソコンが普及して表計算ソフトで管理をする時代に入りましたが、今のようにクラウド上で共有できませんでしたので、スケジュール表を印刷しては白板に貼っていました。

　それが今では多くのクラウド方式のスケジュール管理ツールがあります。代表的なGoogleカレンダーやMicrosoft Outlookカレンダーに類するものがkintone（キントーン）にもあります。

道具を上手に使う

　カレンダーはスケジュール管理の道具ですので、導入だけして「あとは社員のみなさんよろしく」と手放しにすることはできません。道具は上手く使ってこそ本領を発揮しますので、使う上でのルールを決めることが大切です。

　目的が仕事の透明化であれば、例えば「社内業務、会議、来客接客、顧客訪問、外出、研修、休暇・・・」のように仕事のカテゴリーを決めておき「何時から何時まで誰と何をするか」を登録させます。「9～12時：社内業務：A社見積書作成」「13～14時：会議：営業部門定例会」「14～16時：外出：市立病院へ健康診断」といった具合です。

　更に会議室などの設備カテゴリーを使えば予約管理に利用できます。例えば「応接室、会議室A、会議室B、社用車、社内備品・・・」業務と組み合わせれば「13～14時：会議室B：会議：営業部門定例会」こんな感じです。

　弊社では管理部門が祭日や会社行事、休暇の社員等をカレンダーに記入して全社共有しています。

予約ルール

　スケジュールのワイズ独自ルールを紹介します。それは相手のカレンダーを見て空いている時間は予約していいというルールです。相手が総経理や部長であっても予約OKです。

　例えば、部長に直に相談したい事があり、カレンダーを見ると明日の16～17時は空いていました。ここを「16～17時：部長へご相談」と予約していいのです。