台湾前川様のDX推進、目覚ましい成果を実現　立役者となったサイボウズ社の「kintone（キントーン）」クラウドプラットフォーム

ワイズシステムの高度な技術力と経験に基づく全方位的な技術支援

これまで台湾前川様では、バックオフィス業務において膨大な紙書類やExcel帳票への依存度が高く、業務效率の低下に加え、管理負担の増大が大きな課題となっていました。

しかし、サイボウズ「kintone」クラウドプラットフォームの導入により、電子承認および人事評価システムを構築。手作業によるプロセスを削減しただけでなく、業務効率の飛躍的な向上を実現しました。これにより、企業のデジタルトランスフォーメーション（DX）推進に向けた強固な基盤が確立されました。

激変する競争の激しいビジネス環境において、「効率」と「スピード」は企業の成否を分ける決定的な要素です。企業がデジタルトランスフォーメーション（DX）を推進する際、単に既存の紙ベースのプロセスを情報システムに置き換えるだけでは、真の目的を達成することは困難です。自動化と統合能力を高度に融合させ、業務そのものを再定義することこそが、DX成功への鍵となります。

したがって、高度な自動化とプロセス統合を通じて人的作業を削減し、情報の流動性と意思決定のスピードを加速させてこそ、はじめてデジタルトランスフォーメーション（DX）の真の価値を発揮することができるのです。

「台湾市場で長年の実績を持つ台湾前川様では、かつて1枚の出張旅費精算の処理に従業員が2時間を要することもあり、その停滞が組織全体のパフォーマンスに影響を及ぼしていました。このような背景を受け、同社は社内業務プロセスの抜本的な見直しを決断。サイボウズ『kintone』クラウドプラットフォームを活用し、電子承認および人事評価システムを構築しました。これにより、手作業の削減と業務効率の飛躍的な向上を実現。台湾前川様がデジタル活用企業へと進化するための、強固な基盤が確立されました。」

台湾前川様 董事長兼総経理 矢野 訓弘 氏は、次のように述べています。「従来の紙書類に依存したアナログなプロセス、手作業による業務フローは、もはや時代のニーズにそぐわず、お客様の要求に即座に応えることも困難でした。こうした停滞は、知らず知らずのうちに当社の競争力を損なう要因となっていたのです。幸いにも、サイボウズ『kintone』クラウドプラットフォームの導入により、これらの課題はスムーズに解決へと導かれました。社内プロジェクトチームの尽力には心より感謝しています。優れた製品があっても、彼らの努力がなければこのプロジェクトの成功は成し遂げられなかったでしょう。さらに、電子承認および人事評価システムの設計をサポートしていただいたワイズシステムは、プロジェクトを通じて卓越した技術力と高いサービスレベルを発揮してくれました。同社チームの全力の支援に深く感謝するとともに、おかげさまで当社はデジタルトランスフォーメーション（DX）という大きな目標を順調に達成することができました」

レガシーシステムの制約が壁となり、ペーパーレス化の実現は困難

1983年に設立された台湾前川様は、産業用冷凍設備の世界的メーカーである株式会社前川製作所の台湾法人で、台湾市場における販売、エンジニアリング、技術サービスを主に担っています。

台北市士林区の本社を軸に、台中および高雄にもサービス拠点を展開。台湾の北・中・南を網羅する強固な運営・サービスネットワークを構築しており、社員数は約60名です。長年にわたり台湾の産業市場に深く根ざし、食品加工、冷凍物流、水産・漁業、化学工業と製造業など、多岐にわたる分野へ冷凍および熱エネルギー関連のエンジニアリングソリューションを提供してきました。

台湾前川様の主力製品は、スクリュー式冷凍機をはじめとする各種ガス圧縮機、冷凍・冷蔵設備、ヒートポンプシステム、さらには食品加工や冷凍生產ラインに関連する各種産業用冷凍設備およびガス圧縮システムを幅広く提供しています。

また、同社は冷凍工程のコンサルティングからシステム設計・施工とメンテナンスまでを一貫して手掛けるワンストップサービスを提供。企業のコールドチェーンと温度管理システムの構築をトータルで支援しています。これらの設備は、食品の冷凍保存、低温物流倉庫、生産プロセスの冷却、特殊ガスの圧縮・低温処理など、現代社会を支える不可欠なインフラとして幅広く活用されています。

数年前に台湾前川様が業績の急成長に対応するため、大手ベンダーの電子承認システムを導入したものの、製品の設計理念が自社の業務フローと合致せず、わずか半年で運用停止を決定した経緯を、矢野訓弘氏は次のように振り返ります。

第一に、ユーザーインターフェース（UI）の操作性が不十分であった点です。従業員からは、出張旅費精算書1枚を記入するだけで約2時間を要し、従来の紙ベースの運用よりも時間がかかるとの声が上がっていました。第二に、システムパフォーマンスの低さです。データのアップロードに多大な時間を要し、承認プロセスの画面遷移などの待ち時間も非常に長く、業務の停滞を招く原因となっていました。第三に、システムのカスタマイズが不可能であった点です。軽微な機能調整であってもすべて外部委託が必要であり、その都度、多額の追加費用が発生することが大きな負担となっていました。これらの要因が重なった結果、同社は新たなソリューションの検討を開始することとなりました。

また、台湾前川様の資深協理兼 管理本部本部長である李美芬氏は、当時の状況について次のように述べています。「当初、電子承認システム導入の目的はペーパーレス化の実現でした。しかし、実際に運用を始めると、経費申請の際に内容確認のために書類を印刷せざるを得ない状況であることが分かりました。印刷後に誤りが見つかれば、再度修正して印刷し直す必要があり、事務作業は依然として煩雑で時間を要するままでした。結果として、以前よりも紙資源を浪費することになったのです。従業員からの評価も芳しくなく、最終的に半年での利用停止という判断に至りました」

旧業務評価システムの不透明性と煩雑な計算プロセス

電子承認システムの課題に加え、台湾前川様では旧来の人事評価制度における「不透明さ」という大きな課題を抱えていました。この制度は歴代の董事長から引き継がれてきたExcelベースのもので、複雑なABCランク判定と複数の計算式が組み合わさった構造となっていました。2022年に就任した新董事長の矢野訓弘氏は着任後、全従業員の人事評価業務を完了させるまでに約2週間を費やすという事態に直面。これを機に、新たな電子承認システムの導入プロジェクトと並行して、人事評価業務の痛点も一挙に解決することを目指しました。

「前川製作所は世界各地に拠点を展開していますが、人事評価の手法は各拠点に委ねられており、本社の計算システムをそのまま流用しているわけではありません。当時、台湾前川様の約60名の従業員には一人ひとりに独立したフォルダとExcelファイルが存在しており、60件以上の異なるファイルを個別に処理したうえで、最終的に手作業で全体の集計を行う必要がありました。そのプロセスは、極めて冗長で煩雑なものでした」さらに、矢野氏は制度の透明性についても指摘します。「旧システムの計算ロジックは非常に難解で、ベテラン社員でさえ賞与の算定基準を正確に把握できていませんでした。評価基準が不透明なままでは、組織の納得感や企業の長期的な運営に支障をきたします。組織の健全な成長を維持するためにも、新システムの導入は不可欠な決断でした」

課題を深掘りし最適解提示　ワイズシステムの提案が高評価

世界的なESGトレンドの中、企業には脱炭素社会の実現に向けたペーパーレス化が強く求められています。前回の導入失敗という経験を糧に、台湾前川様は『自社による柔軟な開発・修正』および『モバイルワークへの対応』という2つの重要指標を軸に、市場の電子承認システムを再評価。ペーパーレス化の真の実現に向け、最適なソリューションの選定に乗り出したのです。プロジェクトチームは市場の主要ソリューションを精査し、最終的に5社によるコンペティションを実施。その中で、台湾前川様の抱える本質的な課題に最も深く踏み込み、サイボウズ社「kintone」を活用した実効性の高い解決策を提示したのがワイズシステムでした。董事長が将来の運用イメージを明確に描けるほどの緻密な提案が信頼へとつながり、パートナーとしてワイズシステムが選定されました。まずは次世代電子承認システムの構築から本格的に始動しています。

矢野訓弘氏は、当時の選定理由を次のように振り返ります。「当社の上海拠点でもサイボウズ社「kintone」が導入されており、その高い成果は耳にしていました。上海拠点での実績に加え、ワイズシステムによる詳細かつ熱意ある提案が、最終的な決め手となりました。導入プロセスにおいては、上海拠点をアドバイザーとして迎え、フォーム設計と業務フローの構築について助言を得ることで、極めてスムーズな立ち上げを実現することができました。」

直感操作で内製化を実現：2年間で80アプリを自社開発

サイボウズ社 kintoneの導入初期、台湾前川様ではまず、ワイズシステムによるプロジェクトチーム向けの体系的なトレーニングが実施されました。その後、現場業務に精通した担当者が中心となり、各部門のニーズや利用シーンに応じた帳票・ワークフロー内製化を力強く推進しました。

kintoneはMicrosoft Excelに近い直感的な操作性を備えており、ドラッグ＆ドロップでフォームやワークフローを設計することが可能です。これにより、現場の担当者は短期間で操作を習得。外部ベンダーに過度に依存することなく、迅速な開発・改修が行える体制を構築しました。その結果、運用コストの大幅な削減に成功しました。導入から現在までに、約80種類もの電子承認システムが稼働しており、その数は今もなお増え続けています。」

台湾前川様 管理部 管理1課の謝瑋姍課長は、導入初期の取り組みを次のように振り返ります。「プロジェクト始動時、まずは董事長と協議し、優先順位の策定を行いました。その結果、業務への影響度と利用頻度を考慮し、最も汎用性の高い『購買依頼書』『請求書』『出張旅費精算』から着手することにしました。サイボウズ社「kintone」は設計のハードルが低く、導入後の成果も明確に現れたため、わずか2年間で約80種類もの電子承認システムを展開することができました」

また、同課の劉恩誌専員は、業務効率の改善についてこう語ります。「従来は70〜80件の処理に少なくとも4時間を要していましたが、サイボウズ社「kintone」導入後はわずか1時間ほどで完了。約75％もの時間削減に成功しました。特にiOS、Androidへの対応が優れており、全従業員がスマートフォンから承認作業を行えるようになったことで、当初掲げていたモバイルワークの実現という目標を完全に達成できました」

「システム開発にあたっては、台湾拠点の現場ニーズに即しつつ、上海拠点の先行事例も参考にしながら、従業員の実務に最適なフォームと承認フローを設計しました。その結果、全体のパフォーマンスには非常に満足しています」同課の資深専員である黄鈺涵氏は次のように説明します。「特にkintoneのインターフェースは非常にユーザーフレンドリーで、短期間で習得できるだけでなく、実業務の変化に合わせて即座に調整できる点が大きな強みです」非常に分かりやすく、短期間で習得できるうえ、実業務の変化に合わせて即座に調整可能です。

人事考課のリードタイムを大幅短縮：2週間からわずか30分に

新世代電子承認システムの成功に続き、台湾前川様は年度人事評価システムの構築を再びワイズシステムに委託しました。プロジェクトチームは、董事長の矢野訓弘氏と複数回にわたり打ち合わせを重ね、現場のニーズや経営層の期待を詳細にヒアリング。その結果、2025年に新たな人事評価システムが正式に稼働しました。評価内容や計算ロジックを明確化したことで、従業員は評価基準や賞与の算定根拠を正確に理解できるようになり、社内の透明性が向上。さらにモバイル管理機能の統合により、董事長は場所を問わずリアルタイムで承認業務を行えるようになりました。紙書類に縛られることなく、オフィス外からでも迅速な意思決定が可能となったことで、組織全体の管理効率は飛躍的に高まっています。

矢野訓弘氏は、新システムがもたらした劇的な変化を次のように語ります。

「従来、人事評価の集計‧処理には約2週間を要していましたが、今ではわずか30分で完了できるようになりました。特に、各従業員のデータが一元管理されたことで、かつて60以上ものファイルを個別に管理していたデータの断片化という課題が完全に解消されました。ワイズシステムの卓越した技術力と献身的なサポートには、心から感謝しています」

電子承認システム、人事評価システムで劇的な成果を上げたことを受け、台湾前川様は今後、さらなる業務のデジタル化を加速させる方針です。「今後は、より多くの帳票を新システムへ移行させるだけでなく、電子承認システムの統合も視野に入れています。これにより、社内の行政プロセスにとどまらず、社外との契約締結までをデジタル化し、B2Bにおける電子契約の完全実現を目指してまいります。」