ワイズコンサルティング・グループ

記事番号：T00081660

　サイボウズが実際のユーザーから『業務改善のコツ』を教えていただく「わが社の業務改善日誌」。今回は、Garoon（ガルーン）を導入する世雅育楽股份有限公司（セガ台湾）様の３回目です。

セガ台湾の藤本晋一董事長兼総経理

　システムの自社開発は考えず、運用が手軽なクラウドサービスをツール選定の大前提に、今後の事業展開も見据えた多言語対応を必須条件として、2018年１月にGaroonを導入しました。

　では、具体的にどのように利用し、実際に業務改善の効果はあったのでしょうか。稟議（りんぎ）申請業務についてご紹介します。

ワークフロー機能を活用して全ての稟議申請をGaroon上で

　セガ台湾ではGaroonが持つワークフローの機能を利用し、さまざまな稟議申請の業務を行っている。例えば、人事・勤怠関連では休日出勤や残業、代休・有給休暇の取得など従業員の申請から上長による承認・決裁までワンストップで完結する。

Garoonが持つワークフローの機能を利用すれば、業務フローも明確になる

　特にキッズカードゲーム機や家庭用ゲームソフトの事業ではプロモーションの一環として週末にイベントを実施することも多く、「承認・決裁が漏れることを防ぎ、履歴も残るため、労務管理の徹底を図る上で欠かせない」と藤本董事長。

　また、事業拡大に伴い営業やプロモーション担当といった日常的に外出する従業員が増えたことで交通費や出張費などの活動費に関する稟議申請も頻繁に利用される。

　中でも、特に利用頻度が高い業務が物品購入の稟議申請だ。会社で使用する一般的な備品の購入の他、とりわけ、カードゲームや家庭用ゲームソフトのイベントや看板などのプロモーションに関する費用の申請が非常に多いという。また、業容の変化・拡大に伴って新規取引する顧客や業者が増えたため、相手先の信用調査も日常的に多い申請業務の一つとなっている。

急ぎの稟議申請に迅速に対応、外出先からモバイルで承認も

　Garoonの導入・利用によって、喫緊の課題だった稟議申請業務の効率は格段に向上している。その最たるは申請から承認・決裁までのスピードだ。

　「家庭用ゲームソフト領域のプロモーションは事案の起案から実施までが短いケースが多い。例えば、商業施設内の看板は場所の取り合い。空いたら、すぐに申し込む必要があり、『明日明後日が実施・支払い』という場合も珍しくない」と藤本董事長。紙による従来の方法では間に合わない承認・決裁も、Garoonであればこうしたタイトな稟議申請にも迅速に対応する。

　また、申請者が承認・決裁を取ることに自身のリソースを割かず、プロモーション自体の業務に集中できるため、余計なトラブルや摩擦を減らす効果もあるという。さらに、業者側からしても、意思決定が早く、支払い期日を厳守するセガ台湾は『良い取引先』となり、優先的して看板の掲出場所を案内しようという良好な信頼関係も生む。

　実際にそのスピードを実現するのがモバイル対応だ。藤本董事長は、「外出の移動中や出張先でもスマートフォンで承認・決裁ができるため、上長の承認・決裁待ちで社内の業務を止めることがない」とそのメリットを強く実感している。

　またスピードだけではなく、「さまざまな履歴が残るため、過去の事案を参照したり、他の承認者による差し戻しの理由や実施に当たっての留意点がコメントとして確認できたりと組織としての業務全般に安心感が持てる」と可視化による高い効果も強調する。

　さらに従業員にとっても、申請する内容によって異なる承認・決裁のフローを意識する必要がなく、また自身が起案した申請の承認・決裁の進捗（しんちょく）状況が一目で分かる効果も大きいという。

　Garoonによる稟議申請業務の電子化で大幅な業務改善の効果を得たセガ台湾。次回は、スケジュール管理における具体的な利用用途とその効果、そして今後の展開についてご紹介します。

サイボウズ　台湾支店　支店長　曽根秀和

その社内申請業務まだ紙でやっていますか？
日中英対応クラウドサービス「Garoon」「kintone」
お問い合わせはこちら↓
https://www.ys-consulting.com.tw/contact/