ワイズコンサルティング・グループ

記事番号：T00081789

　サイボウズが実際のユーザーから『業務改善のコツ』を教えていただく「わが社の業務改善日誌」。今回は、Garoon（ガルーン）を導入する世雅育楽股份有限公司（セガ台湾）様の４回目です。

Garoonのスケジュール施設予約の機能で従業員の外出や勤怠から会議室の予約まで一元管理している

　導入以来、Garoonが持つワークフローの機能を活用して社内のあらゆる稟議（りんぎ）申請業務を電子化し、承認・決裁のスピードアップと可視化によって大幅な業務改善を果たしました。

　最終回となる今回は、もう一つの課題であったスケジュール管理における具体的な利用用途とその効果、そして今後の展開についてご紹介します。

Garoonで柔軟な勤務体系を実現、会議室の予約管理も効率的に

　ワークフローと並びGaroonの代表的な機能の一つがスケジュール施設予約だ。セガ台湾では、外回りが多い営業やプロモーションを担当する従業員の外出予定から、オフィス勤務の従業員の勤怠まで全社員のスケジュールを一元管理している。

　「週末に開催するイベントに伴う休日出勤の代休も多く、勤怠の状況の把握にも役立っている」と藤本董事長は話す。１時間単位で有給休暇を取得できる制度も積極的に推奨しており、また最近ではフレックスタイムの導入で働きやすい職場作りを進めるセガ台湾にとって、Garoonは柔軟な勤務体系を実現する上で欠かせない管理ツールなのだ。

　また、スケジュール管理に関してはマネジメント層が従業員の予定を把握するだけでなく、逆に従業員が上長の予定を押さえる際にも重宝している。打ち合わせや会議、また同行が必要な外出に上長を加える時にGaroonのスケジュールで空いている時間に登録できるため、本人に都度確認する手間を省くことができる。

　「外出や出張でオフィスを不在にすることが多い私のスケジュールを調整する場合は、Garoonで自由に入れてもらっている」。こうすることによって、口頭やメールの確認で発生するコミュニケーションのロスが大幅に減少したと藤本董事長はその効果を説く。

　また、社内の打ち合わせや来客の対応に使用する会議室の予約管理も全てGaroonで行っている。従来はそれぞれの会議室のドアに２週間分の日程を記載した紙を貼り、必要な日時を書き込むという実にアナログな管理を行っていた。しかし、この方法では例えば１週間が過ぎると翌週の残り１週間分までしか予約できないといった不都合が慢性的に生じていた。

　Garoon導入後は先々の予約も可能なため、会議室の手配漏れやダブルブッキングといったミスも回避でき、「業容拡大で利用率が高まった会議室も効率的に管理できている」と藤本董事長。今では、「その利便性すら忘れてしまう」というほどGaroonによる予約管理が当たり前になっている。

成長戦略の一翼を担うセガ台湾、Garoonが東南アジア進出の武器

　今、セガが掲げる成長戦略の一つに「アジア戦略」がある。その中核を担うのが藤本董事長率いるセガ台湾だ。「セガグループや競合他社の代理販売という台湾で培った独自の事業モデルを東南アジアに横展開する。セガ台湾が先陣を切ることで他の事業の進出も加速する」と藤本董事長の鼻息も荒い。

台湾で培ったエンタテインメント商社としての実績とノウハウで東南アジアの進出を目指す

　その戦略を支えるシステムがGaroonだという。シンガポールやインドネシアなどの現地で起案された稟議申請をセガ台湾が承認・決裁する。そんなイメージだ。

　「現在の日本と台湾のように、東南アジアの各国での事業の情報もリアルタイムに共有できれば、現場のビジネスのスピード感を損なわない。Garoonが東南アジア進出の武器になると考えている」と藤本董事長。エンタテインメント商社としてセガ台湾の新しい挑戦が始まる。

　全４回でお届けしたセガ台湾様のGaroon導入・活用による業務改善のコツ。いかがでしたでしょうか。もし、同じような課題をお持ちでしたらサイボウズ台湾までお気軽にお問い合わせください。

サイボウズ　台湾支店　支店長　曽根秀和

その社内申請業務まだ紙でやっていますか？
日中英対応クラウドサービス「Garoon」「kintone」
お問い合わせはこちら↓
https://www.ys-consulting.com.tw/contact/