ワイズコンサルティング・グループ

記事番号：T00081498

　サイボウズのユーザーの皆様から「業務改善のコツ」を教えていただく「わが社の業務改善日誌」。今回は、Garoon（ガルーン）を導入・活用する世雅育楽股份有限公司（セガ台湾）様の２回目です。

セガ台湾の藤本董事長兼総経理（左）と赤堀敏孝・管理部経理​（右）

　ゲームセンターからキッズカードゲーム機、家庭用ゲームソフトと時代とともに業容を大きく変化・拡大させて成長する中、従来からの紙の帳票による稟議（りんぎ）申請業務とスケジュール管理が課題となってきました。

　課題解決に向けてツールの導入を検討し始めた際のポイントは何だったのでしょうか。

課題解決できる機能とともに多言語対応を重要な条件に

　アナログな業務を効率化するためにシステムは必要だが、自社開発するほどの規模ではない。また、社内にシステム専任のリソースを抱えていないため、クラウドサービスのように可能な限り手軽なツールであることが大前提であった。

　さらに導入するツールの検討に当たって、重要な条件の一つとしたのが多言語対応だ。台湾現地の従業員が使用する中国語はもちろん、親会社の商品を直販する家庭用ゲームソフトのプロモーションに関する稟議申請は日本本社の担当者が承認者として関わるため、日本語も必須となる。

稟議申請の内容として多いプロモーション関連。キッズカードゲーム機や家庭用ゲームソフトの事業には必要不可欠だ。写真は台北地下街の入口に掲出した看板

　さらに、「セガ台湾が掲げる成長戦略の一つ『アジア戦略』を推進するに当たって、今後の東南アジア進出も見据えた英語対応も必要不可欠だった」と藤本晋一董事長はその理由を説明する。

　業務の種類と量の増加によって、ますます非効率を極める紙の稟議申請業務。さらに従業員の増加で把握がままならなくなったスケジュール管理。これらの課題を解決でき、なおかつ将来的な事業展開も踏まえた多言語対応という必須条件にかなったのが、まさにサイボウズのGaroonだったというわけだ。「日本語・中国語・英語の３カ国語に対応し、しかも中国語は簡体字・繁体字の両方を備えたGaroonは、まさに最適だった」と藤本董事長は導入の決め手として高く評価している。

専任担当を社内で抜擢し推進

　藤本董事長は、「ツールとして実現したいことは十分にできる」と確信し、Garoonの導入を早々に決めた。だが、同時に「アナログな方法に長らく慣れたわれわれが本当に使いこなせるのか」という強い懸念もあったという。そこで採った方法の一つが事前の社内説明会だ。課長クラスの従業員を全員集め、サイボウズの担当者による説明会を開催して機能の理解を図り、導入後の利用イメージを持ってもらう場を設けたのだ。

　また、正式な導入までに３カ月近くの試用期間を設け、一部の稟議申請業務を紙から電子化し、本格的な運用に際して必要なルールや問題点をあらかじめ把握することに努めた。さらに、この試用期間も含め、利用や運用を推し進める専任の担当者を社内から抜擢（ばってき）し、全社でGaroonを使いこなす体制も整えた。

　実際に営業から専任担当の職務に就いた董事長室の厳翔彬氏は、「目的は電子化ではなく、電子化によって利便性を向上させること。どうすれば使いやすいか、現場で利用する従業員と積極的にコミュニケーションを図り、調整するように心がけている」と話す。

　また、申請フローなど運用ルールの策定や方針を管理部の立場から支援してきた赤堀敏孝・管理部経理は、「日本式をそのまま持ち込むのではなく、台湾の文化として必要なものはそのまま残すように心がけた。今のところ、順調すぎるぐらい順調だ」と導入のポイントを説明する。

　事前の周到な準備を経て、セガ台湾は2018年１月から本格的にGaroonを導入し運用を開始した。

　自社が抱える課題を解決できるツールとしてGaroonを導入したセガ台湾。次回は、稟議申請業務における実際の具体的な利用用途とその効果についてご紹介します。

サイボウズ　台湾事務所　所長　曽根秀和

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