ワイズコンサルティング・グループ

記事番号：T00116474

　ワイズニュース編集部の谷口です。7月の全社会議潜入レポートをお届けします。

　在台日系企業の経営者の方から「会議がダラダラと長くて困る」というお悩みをよく耳にします。どうすればダラダラ会議を防ぐことができるのでしょうか。

会議のルール

　ワイズは会議を効率的で有意義にするため、会議ルールを定めています。

1.「反対意見と同時に代替案を提示」

　批判するだけの発言は「なし」としています。提案をより良くし、実行を早めるために改善案や代替案を必ず提示するよう決めています。否定ばかりの発言が続くと雰囲気も悪くなり、悪循環につながります。

2.「発言には肩書きをつけない」

　出席者の集中力を高め、会社に貢献する意味で全員が必ず1回は発言するルールにしています。ただし、幹部であろうがなかろうが、良いアイデアは取り入れます。全員で頭を使ってアイデアを出せば、効率的かつより良い企画が生まれます。

3.「必ず結論を出す」

　例えばあるグループが新プロジェクトの企画を提案すると、「費用がかかりすぎる」「もっと魅力的な名前が良い」などと意見が挙がります。ただ意見を出し続けていても埒（らち）が明きませんので、提案に対しては必ず「実行」「修正して再提案」「ボツ」など結論を出します。

進行役は判断力が求められる

　円滑で効率的な会議には、議長の役割が重要です。「結論を出す」のは議長の責任なのです。

　「いつ、誰が、何をする」のか明確に示して次の議題に進むことで、合意形成と切り替えを同時に行います。広い視野で会議を観察し、会社のためにはどうすべきかを見極める力が必要です。

アイゼンハワーマトリクスの一例

　緊急度／重要度マトリクス（アイゼンハワーマトリクスとも）を活用し、緊急度と重要度が高い議題から処理します。最優先ではない課題は次回に先送りする判断力が求められます。緊急度が低くても会社の将来に関わる議題であれば討議する必要があります。使いこなすにはビジネスへの理解度も求められます。

　また会議の段取りや、グループでの討議ではどこで何時までにと臨機応変に指示するなど、具体的な進行も重要です。会議は皆の時間を使って莫大なコストがかかっているという意識が重要です。

　ただ、会議は議長だけが作るものではありません。もちろん全員が完成度の高い提案や報告をすることが求められます。

　議長が良い判断をするためにも、皆が話し方や資料を工夫したり、代替案や改善案を積極的に提案するなど、出席者側も会議スキルと協力する姿勢が重要です。