第42話　我が社でもkintoneを使ってDXができるか知りたいです（第3回／全4回）／台湾

コラム経営作成日：2023年12月26日

経営者が踏み出す”かんたんDX”

第42話　我が社でもkintoneを使ってDXができるか知りたいです（第3回／全4回）／台湾

記事番号：T00112951

【今回のご質問】

質問：我が社でもkintoneを使ってDXができるか知りたいです。

回答：はい、貴社のDXを一緒に考えましょう。

　E社の業務改善のお話です。

保守契約の改善

E社総経理「なぜ忘れるかなあ？」
（人間はそういう生き物です）保守契約書の更新漏れが多発するのです。

E社総経理「保守契約は事前案内しないと継続率が下がります。保守が切れると定期点検訪問しないので、ユーザーとの関係が希薄になり、知らぬまに他社製品に乗り換えられていることもあります」総経理はエクセルの保守契約台帳を見ると「こりゃだめだ、頭使ってないなあ」

　kintone導入後は保守契約書の紙原本を棚へ保管する前に契約書をスキャン（PDF化）してから契約管理アプリへ保管します。契約満了日の近い順番で表示できるほか、契約満了日の２か月前、１か月前にCS（カスタマーサポート）担当者宛に「更新時期が近づいています」という通知を送ります。更に２週間前になっても更新されていない場合には部長宛に通知が送られます。契約書の検索もスピーディになりました。kintoneはPDF内も文字検索できます。

定期点検の改善

　これまで顧客の受付からサービス完了までがブラックボックスでしたので、中核に「作業依頼」のしくみを設けて一元管理することにしました。

/date/2023/12/26/co01_2.jpg 図A　kintoneの作業依頼を核とした機能相関図

　顧客からの依頼に基づいてCS担当者が作業指示を出します。kintone上で「作業依頼」を作成して関係者へ伝達することにより、作業指示を明確にして、同時に進捗を可視化します。

　顧客へ派遣されるサービススタッフのスケジュールも可視化しました。作業指示により自動的に派遣日時がカレンダーへ登録されるしくみです。

作業報告もデジタル化

　サービススタッフは定期点検作業が終わると「作業報告書」を手書きして顧客から確認サインを貰うというのが慣習でしたが紙を廃してデジタル化しました。

/date/2023/12/26/co02_2.jpg 図B　改善後の定期点検の業務フロー図

　タブレット端末を使ってkintoneの作業報告アプリへ入力した後に顧客に確認して頂いてタブレット画面へサインしてもらいます。そして翌日CS担当者からPDFで顧客へメールします。作業報告は作業依頼アプリに紐づいて保存されます。

宇都宮武則

ワイズコンサルティング社システム室長兼ワイズシステム社チーフシステムエンジニア

　前職ではIT企業の副総経理を努め、50社以上のシステム構築に携わる。2015年よりワイズコンサルティングに入社し、社内ではITに関するドラえもんと呼ばれている。クライアントのIT課題に豊富な経験を活かしたソリューションを提案している。SAP HANA導入コンサルから、リーズナブルなシステム化までクライアントの要望に対応が可能。（言語）日本語◎・中国語△

ワイズコンサルティング・グループ