第24話　社内のハンコレスを進めたいのですが？（2）／台湾

コラム経営作成日：2023年8月29日

経営者が踏み出す”かんたんDX”

第24話　社内のハンコレスを進めたいのですが？（2）／台湾

記事番号：T00110807

第24話　【今回のご質問】

質問：社内のハンコレスを進めたいのですが？

回答：ハンコレスをどのように進めてゆくか考えましょう。

　このコラムは「DXを始めてみたい方」向けのやさしく現実的な内容です。

押印ストレス

　株式会社サイボウズの調査では企業の押印ストレス上位は、▽関係者が不在だと処理が滞る、▽押印完了までに時間がかかる、▽押印業務そのものが面倒──でした。またハンコレスに共感できると答えた割合は87％でした。（参考：2020年12月1,524名調査より）

社内のハンコレス

　ハンコレスの要は「電子承認」です。

　紙の申請業務は、申請書記入、資料印刷と添付、承認者への配達、次の承認者への配達…決裁が終わり管理部が回収という人手を介しており生産性が良くありません。

　電子承認は人を介さずに進められるため、▽承認時間の短縮、▽外出中の申請や決裁、▽紙代や印刷代のコスト削減、▽紙書類の保管が不要、▽安全性や信頼性の向上──などに役立ちます。

ハンコレスの進め方

　社内申請を例に進め方を考えます。

　先ずは現在の申請書業務を一覧表にします。完成したら押印の必要性を確認します。

　契約書の押印申請の例では、申請書には申請者の押印から始まって承認者が順次押印します。この押印は無くして電子化しても差し支えないですよね。

　ところが、添付の契約書の会社印や代表者印は印鑑の押印が必要です。

　このように電子化できる押印か否かを仕分けます。

　次に決裁ルートを明確にするために「職務権限表」を作成します。

第20話　社内申請の決裁ルールについて

https://www.ys-consulting.com.tw/column/110174.html

電子承認ツール選定

　電子承認ツールには２種類あります。

１．あらかじめ申請書が用意されているツール

　社内申請に必要な申請書が予め用意されている製品です。直ぐに使えるメリットがありますが、その反面、用意されている申請書の書式に合わせる必要があります。

　これから社内申請を整えようとしている会社には便利です。

２．申請書を自由にレイアウトできるツール

　現在お使いの申請書と同じレイアウトを作れる製品です。運用が紙からパソコンに変わるだけですので戸惑うこと無くスムーズに移行できます。その反面、申請書を揃えるのに時間がかかります。

　一般的なツールでは開発を業者へお願いしますがkintone（キントーン）を使えば、数時間の講習を受けるだけで自分たちで申請書を作成することができます

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9月7日の午前、午後から選べます。

https://www.ys-consulting.com.tw/seminar/110175.htm

宇都宮武則

ワイズコンサルティング社システム室長兼ワイズシステム社チーフシステムエンジニア

　前職ではIT企業の副総経理を努め、50社以上のシステム構築に携わる。2015年よりワイズコンサルティングに入社し、社内ではITに関するドラえもんと呼ばれている。クライアントのIT課題に豊富な経験を活かしたソリューションを提案している。SAP HANA導入コンサルから、リーズナブルなシステム化までクライアントの要望に対応が可能。（言語）日本語◎・中国語△

ワイズコンサルティング・グループ