第19話　社内申請のときのハンコ押しは必要でしょうか？／台湾

コラム経営作成日：2023年7月18日

経営者が踏み出す”かんたんDX”

第19話　社内申請のときのハンコ押しは必要でしょうか？／台湾

記事番号：T00110054

第19話　【今回のご質問】

質問：社内申請のときのハンコ押しは必要でしょうか？

回答：はい、ハンコ押しの必要性の疑問にお答え致します。

このコラムは「DXを始めてみたい方」向けのやさしく現実的な内容です。

ハンコを押す目的

　皆さまの会社では社内申請書にハンコを押していますか？ハンコ（判子、印鑑）は中国から日本や台湾、韓国へ伝わった文化だと言われています。欧米諸国ではサインです。ハンコもサインも手段です。一緒に考えましょう「ハンコを押す」目的は何でしょうか？

　ハンコが押して無いと何か不安ですよね？例えば、その書類は本当に作成者自身が作成したものなのか？或いは課長が確認したのか？部長が承認したのか？

　「作成者のハンコ、課長のハンコ、部長のハンコ」が押されていれば安心するものです。要するに同意した本人を示すものです。

習慣化したハンコ押し

　ハンコは本人の同意を示す一つの手段ですが、本来の目的よりも手段が習慣化しているのが日本の会社の現状です。

　「ハンコなら本人でなくても押せますよね？」はいその通り。法的に登記されていないハンコは、いわゆる「認め印」です。例えば宅配便を受け取ったときに押すハンコのようなものです。家族であれば誰が押しても違いは有りません。

本人証明

　ハンコの本来の目的は「本人証明」でした。そこで本人同意を証明できれば「ハンコ押し」よりも優れています。

　「ハンコ押し（若しくはサイン）」の代替手段として「電子署名」があります。例えば、システムへのログインで本人を特定できれば、ログイン中に行われた承認行為は「本人が同意した証明」（すなわち電子署名）となります。

電子署名のメリット

　「認め印」はなくしても大丈夫ですので、ハンコ押しは電子署名に代えることができます。社内申請書を電子化すれば電子署名のメリットを得られます。

1．紙の社内申請書がいらなくなりコストを減らせます。同時に決裁後に申請書を保管する手間もかかりません。

2．場所や時間を問わず承認決裁ができるようになります。外出中や海外出張中でも申請書が滞ることがなくなります。

3．安全です。申請書を紛失しませんし、決裁者を飛び越したりできません。

4．過去の申請書を探すのが容易です。申請者名や表題、記載内容をキーワードにして検索すれば該当する申請書を探せます。また再利用もできますので作成時間の短縮になります。

　ご興味のある方はお声がけください。kintone（キントーン）を使って社内申請書の電子化をお手伝い致します。

【kintoneセミナー情報はこちら】

サイボウズ＆ワイズ共同開催

～実践企業が明かす～

「業務効率のヒント」

8月2日、ワイズセミナールームにて。参加無料

https://www.ys-consulting.com.tw/pr/416.html

宇都宮武則

ワイズコンサルティング社システム室長兼ワイズシステム社チーフシステムエンジニア

　前職ではIT企業の副総経理を努め、50社以上のシステム構築に携わる。2015年よりワイズコンサルティングに入社し、社内ではITに関するドラえもんと呼ばれている。クライアントのIT課題に豊富な経験を活かしたソリューションを提案している。SAP HANA導入コンサルから、リーズナブルなシステム化までクライアントの要望に対応が可能。（言語）日本語◎・中国語△

ワイズコンサルティング・グループ