第58回 kintoneで見積書を作成しよう!(4)


コラム 経営 作成日:2020年5月19日

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第58回 kintoneで見積書を作成しよう!(4)

記事番号:T00090040

<登場人物>
ワイズシステム総経理 宇都宮武則(筆者)

台湾S電工 山田新一総経理
上場企業S電工の営業企画課長から2018年に初めての海外駐在。

A社 犬飼総経理
山田総経理の同郷の先輩で、県民会の集まりで知り合う。

 台湾S電工の会議室、山田総経理と宇都宮は、A社の犬飼総経理から頼まれた見積書アプリを作成しています。運用のフローチャートは図Aで、解決したい課題は、
1.台北、台中、高雄の見積書情報の共有
2.見積書の発行
3.桃園物流センターへ受注連絡を自動化
4.桃園物流センターにて見積書情報から納品書を作成──です。

/date/2020/05/19/58A_2.jpg図A 運用のフローチャート

 2人は、サイボウズのkintone(キントーン)から見積書をExcel(エクセル)とそっくりのレイアウトで作成できる帳票プラグイン、RepotoneU(レポトンユー)PDFをインストールして準備は完了。次の手順で見積書アプリを作成します。
1.書き出した必要項目を見ながら、見積書アプリの入力画面を作成
2.プラグインで見積書と納品書を作成
3.受注確定時に桃園へ通知を出す設定

見積書アプリの入力画面作成

 山田総経理はホワイトボードを見ながら入力画面を作りだしました。(図B)

/date/2020/05/19/58B_2.jpg図B 見積書アプリ開発画面

山田:見積番号と見積日は必須にします。

宇都宮:はい。

山田:桃園の物流センターへ通知を行う仕組みが必要ですので、受注状況に「受注確定」チェックボックスを作りました。チェックすると「受注が確定しました」との通知が桃園物流センターの担当者へ届きます。

宇都宮:受注状況項目への入力をきっかけ(トリガー)に通知を出す仕組みですね。

山田:顧客コードを選択すると、顧客マスタから顧客名、担当者、出精値引率を取得します。

宇都宮:顧客マスタとの連携ですね。

山田:複数行を入力する商品明細は、テーブルにしてあります。品番を選択すると、商品マスタから商品名、単位、単価を取得します。数量が入力する項目です。

宇都宮:数量を入力すれば、自動的に金額は計算されますね。

山田:小計1から合計までは計算式になっていて、商品明細の金額が合計され、それぞれの項目が自動計算されます。

宇都宮:最後の行に、見積書、注文書、納品書の添付場所を設けてください。RepotoneU PDFから出力された見積書と納品書は、いったんここに保存されます。顧客からの注文書の添付場所も作ります。

山田:kintone上に一通りのエビデンスが電子データで残せて便利です。顧客が過去に注文した内容も簡単に探し出せます。

 これで見積書アプリの入力画面が出来上がりました。

PDFにそのままレイアウト

山田:いよいよ見積書の作成ですね。帳票プラグインをアプリに追加しますよ。

 山田総経理は、設定メニューからプラグインを見積書アプリに追加しました。

宇都宮:プラグインの「設定」の歯車をクリックして「帳票を追加する」を選んでください。(図C)

/date/2020/05/19/58C_2.jpg図C プラグインの設定から「帳票を追加する」

 山田総経理は新しいことに興味津津。

山田:何か楽しくなってきました。

 帳票名を入力、テンプレートファイルのアップロード画面が出ます。(図D・E)

/date/2020/05/19/58D_2.jpg図D 帳票名の入力

/date/2020/05/19/58E_2.jpg図E テンプレートファイルのアップロード

宇都宮:先ほど、見積書のエクセルを使って作成したひな型の見積書PDFを選択して、アップロードしてください。

 アップロードした見積書PDFが、画面に表示されました。(図F)

/date/2020/05/19/58F_2.jpg図F アップロードした見積書PDF

山田:何と!そのままレイアウトとして使えるのですね。賢い。

宇都宮:もしかして、この後の操作を想像できていますか?

山田:はい。レイアウト上にkintoneの項目を並べていく…、でしょうか?

宇都宮:ピンポーン。正解です!

山田:ええーっ!本当にそれでできてしまうのですか!

宇都宮:できてしまうのです。好きな場所に項目を自由に配置できます。

山田:それは簡単ですね!

 感動し過ぎたのか?山田総経理の目がうるうるしていました。

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宇都宮武則

宇都宮武則

コンサルタント

ITベンダーにてプロジェクトマネージャとして50社以上のシステム構築に携わりました。ITに関わるお悩み事を幅広くサポートいたします。ワイズシステム総経理。

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