第62回 kintoneで既存業務の効率化


コラム 経営 作成日:2020年6月16日

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第62回 kintoneで既存業務の効率化

記事番号:T00090554

<登場人物>
ワイズシステム総経理 宇都宮武則

本コラムの筆者です。

台湾S電工 山田新一総経理
1978年千葉県生まれ、上場企業S電工の営業企画課長から2018年に台湾S電工の総経理として初めての海外駐在。

悩まず、ご相談ください

 既存のExcel(エクセル)や手作業集計の業務、紙を回している申請承認業務、顧客管理や業務報告、進捗(しんちょく)管理など、サイボウズのkintone(キントーン)を使って見直しませんか?

 「だけど、どのような業務に使えるのだろうか?」

 悩まずにご相談ください。こちらからヒアリングに伺ってkintoneで実現できる業務を提案致します。業務が決まりましたら、kintoneのお試し版を使って無料でサンプルの業務アプリをお作り致します。サンプルアプリをご覧いただいた上で、導入の要否をご判断いただけます。

例えばこんな業務も

 宇都宮が台湾S電工の山田総経理とkintoneのアプリ作りを始めてから1年少々がたちました。これまでに作成したアプリを山田総経理と一緒に振り返ってみましょう。その中に貴社のヒントがあるかもしれません。

宇都宮:山田総経理からシステム化の話を持ち掛けられてから、もう1年たつのですね~。

山田:まさか私自身で業務アプリが作れるようになるとは…その当時は想像もできませんでした。

 そう言うと、屏東県の東港から取り寄せられた、今まさに旬の黒マグロ3種盛り(大トロ、中トロ、赤身)をつまみに1杯目の生ビールを飲み干しました。

 そう、おなじみの居酒屋「ふじこ」にいます。創業した先代の女将(おかみ)さんの味を引き継いで、今は娘の2代目女将さんと無口で照れ屋な大将が、台湾各地から選んだ食材を日本式家庭料理にして提供してくれます。ここは、宇都宮と山田総経理が初めて出会った店でもあります。

宇都宮:このマグロの頰肉の串焼き、芋焼酎に抜群の相性ですね。

 女将さんのお薦めがあり、日本酒党の宇都宮が珍しく焼酎をロックで飲んでいます。

女将:黒マグロを1本買った甲斐(かい)がありました。どんどん召し上がってください。

 そう言うと、大将からのサービスだと言って、大根のあら煮を運んできてくれました。

宇都宮:今日は、この1年間を振り返ってみませんか?

山田:いろいろありました。

宇都宮:初めて作ったアプリを覚えていますか?

山田:もちろんです。あれは輝かしい人類の第一歩でした。社員マスタです(図A)。

/date/2020/06/16/62A_2.jpg図A 社員マスタ

宇都宮:社員マスタのアプリ作りでkintoneの基本操作を学んだのでしたね。

山田:あんなに簡単にアプリが作れるなんて感動ものでした。覚えてますか、その時の「ふじこ」のお薦めも「屏東産の黒マグロ」でした。

第3回 初めての社員マスタ作り
https://www.ys-consulting.com.tw/column/83015.html

宇都宮:よく覚えてますね~。

山田:生まれて初めてアプリを使った「記念日」ですから。

宇都宮:次に手掛けたのが、休暇申請アプリでしたね。

山田:そうそう、今まで申請書で行っていた休暇申請から承認のプロセスを電子化したのでした。

宇都宮:アプリ作成の準備として「職務権限表」を作成しました(図B)。

/date/2020/06/16/62B_2.jpg図B 職務権限表

山田:そもそも、誰が休暇申請に対する承認権限を持っているのかさえ不明確でしたからね。「職務権限表」を整理したおかげで、休暇以外にも押印や費用決裁、稟議(りんぎ)などの権限が明確になって助かりました。

第5回 山田総経理、職務権限表を学ぶ
https://www.ys-consulting.com.tw/column/83271.html

ペーパーレスでメリット実感

 皆さまの会社はどうでしょうか?休暇申請や費用申請、押印申請など、さまざまな申請書が紙で回覧されていませんか?紙の申請書を電子化することは、すぐに業務効率化につながり、システム化のメリットが目に見えやすいです。

 電子化することで、場所や時間を選ばずに、スマートフォンを使って社外から決裁を行うこともできます。結果、決裁スピードが向上するとともに、紙申請書の印刷や回覧、保管などのコストが削減できます。

山田:休暇を申請するための「休暇申請アプリ」と承認された休暇を記録するための「休暇記録アプリ」を作りました。「休暇記録アプリ」は社員本人からも閲覧できて、休暇残日数の問い合わせがなくなりました。

 山田総経理は、しばらく一点を見つめると走馬灯のようにその当時の回想を巡らせているようでした。

 

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宇都宮武則

宇都宮武則

コンサルタント

ITベンダーにてプロジェクトマネージャとして50社以上のシステム構築に携わりました。ITに関わるお悩み事を幅広くサポートいたします。ワイズシステム副総経理。

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