第66回 kintoneの業務改善ビフォー&アフター


コラム 経営 作成日:2020年7月14日

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第66回 kintoneの業務改善ビフォー&アフター

記事番号:T00091019

<登場人物>
ワイズシステム総経理 宇都宮武則

本コラムの筆者です。

台湾S電工 山田新一総経理
1978年千葉県生まれ、上場企業S電工の営業企画課長から2018年に台湾S電工の総経理として初めての海外駐在。

 既存のExcel(エクセル)や紙ベースの業務をサイボウズのkintone(キントーン)を使って見直しませんか?

 「どのような業務に使えるのだろうか?」

 悩まずにご相談ください。ヒアリングに伺ってkintoneで実現できる業務を提案致します。業務が決まりましたら、kintoneのお試し版を使って無料でサンプルの業務アプリをお作り致します。サンプルアプリをご覧いただいた上で、導入の要否をご判断いただけます。

エクセル&手作業をアプリ化

 ここ居酒屋「ふじこ」で、山田総経理と宇都宮の回想話は続きます。台北に8店を構える里中董事長のラーメンチェーンにkintoneを導入したころの話をしています。

山田:「費用申請」のアプリも作りました。

第32回 エクセルをキントーンに(1)
https://www.ys-consulting.com.tw/column/86705.html

宇都宮:店舗で必要な物品購入や修繕などの費用を店長の承認を経てから本部に申請する業務でしたね。

山田:エクセルのときには、店舗から本部へメールをした申請書を、本部で印刷して回覧していました(図A)。

/date/2020/07/14/66A_2.jpg図A エクセルの申請書

 kintoneの「費用申請」アプリにしたことでメールも印刷も必要なくなりました(図B)。

/date/2020/07/14/66B_2.jpg図B 費用申請アプリ

宇都宮:「費用申請」アプリを導入後しばらくしてから、里中董事長と業務がどのように改善されたかを検証しましたよね。覚えていますか?

 山田総経理は生ビールを一口飲むと、記憶の底を掘り出すようにいったんテーブルに目を落としました。そして鮮明に思い出すと、

ペーパーレス化も実現

山田:そうそう、業務のビフォー&アフターを書き並べてみたところ、効率的になったことが一目瞭然に分かりました(図C)。

/date/2020/07/14/66C_2.jpg図C 費用申請のビフォー&アフター

宇都宮:紙の申請書で行っていた「休暇申請」の業務もkintoneのアプリにしたら業務ステップが半分になりましたしね。

山田:店舗と本部のように物理的に離れている場合には、申請承認業務を電子化する効果は抜群ですね(図D)。

/date/2020/07/14/66D_2.jpg図D 休暇申請のビフォー&アフター

宇都宮:同時にペーパーレス化も実現できて、里中董事長は大喜びでしたよ。

山田:あの当時の豪快な笑い声が耳に残っています。

2人は里中董事長の豪快な「わっはっは」の笑い声を思い出して吹き出しそうになりました。

第35回 エクセルをキントーンに(4)
https://www.ys-consulting.com.tw/column/87083.html

宇都宮:あれから里中董事長の話では、印刷やファイリングといった単純作業が減ったおかげで、残業が少なくなったとも言っていましたよ。

 山田総経理は4杯目のジョッキを口に運びながら、

山田:このように振り返ってみますと、業務を少し見回してみるとさまざまな場面でkintoneが役立つのですね。

 

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宇都宮武則

宇都宮武則

コンサルタント

ITベンダーにてプロジェクトマネージャとして50社以上のシステム構築に携わりました。ITに関わるお悩み事を幅広くサポートいたします。ワイズシステム副総経理。

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