第63回 kintoneで申請承認業務の明確化


コラム 経営 作成日:2020年6月23日

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第63回 kintoneで申請承認業務の明確化

記事番号:T00090694

<登場人物>
ワイズシステム総経理 宇都宮武則

本コラムの筆者です。

台湾S電工 山田新一総経理
1978年千葉県生まれ、上場企業S電工の営業企画課長から2018年に台湾S電工の総経理として初めての海外駐在。

 既存のExcel(エクセル)や紙ベースの業務、サイボウズのkintone(キントーン)を使って見直しませんか?

 「だけど、どのような業務に使えるのだろうか?」

 悩まずにご相談ください。ヒアリングに伺ってkintoneで実現できる業務を提案致します。業務が決まりましたら、kintoneのお試し版を使って無料でサンプルの業務アプリをお作り致します。サンプルアプリをご覧いただいた上で、導入の要否をご判断いただけます。

「ふじこ」でマンゴー談義

 居酒屋「ふじこ」。今日のお薦め「大将が一本買いした黒マグロ」を満喫中です。山田総経理は3杯目の生ビールを注文し終えると言いました。

山田:昨晩マンゴーが届きました。

宇都宮:台南から送りましたので1日半かかりましたね。

山田:妻と娘たちは箱を開けた途端に満面の笑みを浮かべ、お姉ちゃんは両手にマンゴーを持って踊り出すほどでした。

宇都宮:おやおや、喜んでいただけうれしいです。愛文マンゴーに加え、金煌マンゴーと玉文マンゴーを入れてみました。少し多過ぎましたかね。

山田:そんなことはありません。大好物なもので、大満足です!

 台湾で栽培されているマンゴーは、品種改良中のものを含めると20種類以上。お送りしたのは、アップルマンゴーの愛称で知られ日本にも輸出されている愛文マンゴー、大きくオレンジ色で濃厚な甘みが特長の金煌マンゴー、その2品種を掛け合わせた玉文マンゴーです。マンゴーには、ビタミンA、C、Dや食物繊維が豊富に含まれ、夏場の疲労回復に役立ちます。

宇都宮:マイブームはマンゴーやパイナップル、キウイフルーツをさいの目に切って生乳100%の無糖ヨーグルトに混ぜる食べ方です。

山田:美容と健康に良さそうですね。家族にも教えます。

 宇都宮は黒マグロの鉄火巻きを頂くと芋焼酎を飲み終えました。

チャートで流れを整理

宇都宮:話を戻しますが、どこまで話していましたか?

山田:「休暇申請アプリ」と「休暇記録アプリ」作りのところです。

宇都宮:「休暇申請アプリ」作りでは、申請と承認の流れをkintoneで言うところの「プロセス管理」という仕組みで定義しました。覚えていますか?

第13回 休暇承認の流れを設定
https://www.ys-consulting.com.tw/column/84266.html

山田:はい。あの時は、申請と承認の流れをフローチャート(図A)にしました。見ただけで目が回りました。ハッハッハ。

/date/2020/06/23/63A_2.jpg図A フローチャート

 女将(おかみ)さんが生ビールと海藻サラダを運んで来ました。

女将:楽しそうですわね。

山田:1年前の回想で盛り上がっているんですよ。ですから海藻(回想)サラダを頼んだ…なんちゃって。

 女将さんがオヤジギャグにほほ笑むと、山田総経理はさらに陽気になりました。

山田:複雑なアプリが作れると、自分は天才なんだって勘違いしちゃいます。ハッハッハ。

 山田総経理の飲むペースが上がってきました。

宇都宮:休暇申請の仕上げは「休暇申請アプリ」と「休暇記録アプリ」を連動させることでした。連動させることで、休暇記録アプリ側に休暇申請の履歴が表示されて、有給休暇の残り時間数を算出できるようにしました(図B)。

/date/2020/06/23/63B_2.jpg図B 休暇記録

第15回 休暇アプリの申請~記録を連動
https://www.ys-consulting.com.tw/column/84523.html

出先でも確認・承認可能

山田:最初に「休暇申請アプリ」を作ったのは正解でした。このアプリは全社員が使うもので、社員をkintoneの操作に慣れさせるのにも役立ちました。

宇都宮:新しい仕組みは初めは誰もが抵抗を感じるものです。

山田:出先にいても申請内容の確認や承認行為がスマートフォンででき、紙の申請書をバインダーにつづる必要がなくなったことも非常にありがたかったです。

宇都宮:そうそう、紙の書類は捨てるに捨てられず、次第に積もり積もっていくものです。量が増えれば保管場所だって必要になります。

 山田総経理は、海藻サラダを頰張りながらうなずきました。総務の劉さんは物覚えが早いのでアプリ作りを学ばせて、残りの申請書もkintoneへ移行しようと計画しています。

宇都宮:その次に手掛けたのが営業部の李経理からの要望でしたか?

山田:はい、思い出しました。営業情報の共有の件でした。

 この時はkintoneのアプリストアに用意されている「営業支援パック」を改良したのでした。

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https://www.ys-consulting.com.tw/service/it/kintone.html

宇都宮武則

宇都宮武則

コンサルタント

ITベンダーにてプロジェクトマネージャとして50社以上のシステム構築に携わりました。ITに関わるお悩み事を幅広くサポートいたします。ワイズシステム総経理。

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