第67回 kintoneなら社外とも安全に情報共有


コラム 経営 作成日:2020年7月21日

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第67回 kintoneなら社外とも安全に情報共有

記事番号:T00091142

<登場人物>
ワイズシステム総経理 宇都宮武則

本コラムの筆者です。

台湾S電工 山田新一総経理
1978年千葉県生まれ、上場企業S電工の営業企画課長から2018年に台湾S電工の総経理として初めての海外駐在。

 既存のExcel(エクセル)や紙ベースの業務を、サイボウズのkintone(キントーン)を使って見直しませんか?

 「どのような業務に使えるのだろうか?」

 私たちにご相談ください。ヒアリングに伺い、kintoneで実現できる業務を提案いたします。業務が決まりましたら、無料で業務アプリのサンプルをお作りいたします。サンプルアプリをご覧いただいた上で、ご利用の要否をご判断いただけます。

一元管理で会議も削減

 いつもの居酒屋「ふじこ」で、山田総経理と宇都宮はkintoneを導入した1年間の事を回想しています。

 山田総経理は生ビールのジョッキを置いてしばらくの間、黙って記憶を整理すると、再び話を始めました。

山田:今年最初に手掛けたのは、製品の基本情報と仕様変更情報の日本本社との情報共有、そして顧客管理アプリから納品した製品情報と保守メンテナンス情報を閲覧できる仕組みでした。

 山田総経理のS電工は、自動搬送機、仕分け機、各種センサー類、電子部品製造機械を日本から輸入販売しています。常に顧客の用途に合わせた仕様変更がありますので、日本本社の技術部門との情報共有は必要不可欠な業務の一つでした。また、納品後の保守メンテナンスのために、顧客へ納品された製品情報の管理も欠かせません。

第40回 今年最初の課題(1)
https://www.ys-consulting.com.tw/column/87746.html

宇都宮:3個のアプリを作りましたね。

製品情報を日本と共有しながら管理する「製品管理アプリ」、顧客へ納品した製品情報を記録する「納品情報アプリ」、保守メンテナンスの履歴を記録する「保守メンテナンス情報アプリ」でした。(図A)

/date/2020/07/21/67A_2.jpg図A

山田:期待以上に役立っています。これまでエクセルで点在していた情報が一元管理されたことで、誰に問い合わせる必要もなく情報が見つけ出せるようになりました。同時にkintoneのコメント機能を上で関係者同士でのチャットができるので、日本とのメールや電話会議は、ほとんど要らなくなりました。(図B)

/date/2020/07/21/67B_2.jpg図B

宇都宮:kintoneならば、先方がkintoneを導入していなくても、ゲストユーザーという形でアプリに接続して情報を共有することができます。(図C)

/date/2020/07/21/67C_2.jpg図C

 これを使うと例えば、お客さまとの共同プロジェクト、販売店や物流業者との情報共有などに活用いただけます。

宇都宮:始める際には、外部との情報共有ということで、情報セキュリティー面を心配されていましたよね。

山田:そうでした。情報共有以外のアプリや情報がゲストユーザーから見られてしまわないか心配でしたが、そこは心配には及びませんでした。

宇都宮:kintoneでは、スペース…分かりやすく言いますと、社員ユーザーしか入れない建物とゲストユーザーも入れる建物が分かれているイメージです。

山田:その表現は分かりやすいですね。使わせていただきます。

項目別に閲覧許可設定

宇都宮:さらに詳しく話しますと、建物の中の部屋に相当するアプリにも入れるか入れないかがアプリごとに設定できます。ですので必要なユーザーにだけアプリを公開することができます。さらに…

山田:さらに?

宇都宮:項目のレベルでも、ユーザーに対して見せるか見せないかを設定できます。

山田:どんな用途に使えますか?

宇都宮:例えば、見積書のアプリがあるとしましょう。見積金額の項目は関係するユーザー全員が見られますが、原価の項目については特定のユーザーしか見られない、このような設定ができます。

山田:そこまでできるのですか。安心のフルコースですね。

宇都宮:ということで、社外のユーザーとも安心して情報共有することができます。

山田:なるほど。この下半期からは販売強化策として、台北のほか中南部へも販売代理店を増やす計画なので、販売代理店との案件情報の管理に使ってみます。

宇都宮:営業先からスマートフォンを使って、案件情報を関係者同士でチャット(kintoneのコメント機能)できますのでコミュニケーションも密になります。

山田:販売代理店の募集と並行して、販売代理店用アプリも用意しなければ。

 

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宇都宮武則

宇都宮武則

コンサルタント

ITベンダーにてプロジェクトマネージャとして50社以上のシステム構築に携わりました。ITに関わるお悩み事を幅広くサポートいたします。ワイズシステム副総経理。

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