第40回 今年最初の課題(1)


コラム 経営 2020年1月7日

経営者が自分で作る簡単データベース

第40回 今年最初の課題(1)

記事番号:T00087746

<登場人物>
ワイズシステム総経理 宇都宮武則

本コラムの筆者です。

台湾S電工 山田新一総経理
1978年千葉県生まれ、上場企業S電工の営業企画課長から2018年に台湾S電工の総経理として初めての海外駐在。好奇心旺盛で何にでも興味を持つが長続きしないらしい。2児のパパ、趣味は車で家族旅行。

 エクセルや紙書類による業務に不便さを感じていませんか?業務の効率化や情報の電子化、情報共有を推進しませんか?

 このコラムは、業務に役立つアプリ作りをサイボウズ社の簡単データベース「kintone(キントーン)」を使いながら仮想体験できます。

 年が明け、20年になりました。新年早々、ここは居酒屋「ふじこ」です。

宇都宮「明けましておめでとうございます。本年もよろしくお願いいたします」

山田「おめでとうございます。こちらこそ引き続きよろしくお願いいたします」

 あいさつの後は、女将(おかみ)さんが升に注いでくれた金粉入りの清酒で乾杯です。

宇都宮「日本には、いつお戻りでしたか?」

山田「12月25日です。26と27日は本社へ行って、もろもろの報告をしてきました。その後は私の実家と妻の実家でのんびりさせてもらいました」

宇都宮「本社ではkintoneでのシステム化の報告もしましたか?」

山田「もちろんです」と誇らしげに言い、まだ酔いが回ったわけではないのに、頰を赤らめて笑顔を見せました。

 山田総経理がkintoneを使うようになったのは、本社からの「台湾もそろそろシステム化してください」という一言がきっかけでした。

山田「直属の取締役に、kintoneを使って休暇申請や営業活動の管理を始めた話をしました。

 そうしたら取締役が、『サイボウズ社のkintoneだろう?』と知っていました」

宇都宮「それは話が早い」

山田「システム化の内容を詳しく話したら、とても熱心に聞いてくれました。

 話しているうちに、kintoneを使って今年最初に手掛ける課題を見付けました」

宇都宮「以前言っていたペーパーレス化ですか?」

山田「それも含まれますが、日本の技術部門との情報共有をしたいのです」

宇都宮「それは興味深いですね。もう具体的なイメージはできていますか?」

山田「大まかな構想はあるのですが、まだ頭の中が整理できていません」

宇都宮「では、日を改めて事務所に伺ってもよろしいでしょうか?」

山田「そうですね、お願いします」

情報の一元管理と共有

 数日後の台湾S電工の会議室。二人は構想をホワイトボードに描いています。

山田「弊社は搬送機、仕分け機、各種センサー、電子部品の製造機械を日本本社から輸入し、販売しています。

 どの顧客に何の製品を納品したかという情報はエクセルで管理しています。納品後の保守メンテナンスの記録は、担当者が記録用紙に手書きし、部門の顧客バインダーにとじています」

宇都宮「この二つの情報を顧客管理にひも付けて一元管理するのですね」

山田「もう一つあります。製品に仕様変更が加えられることがあります。随時、保守担当者が日本からその情報をメールで送っているため、メール以外の記録が残っておらず、担当者が過去と同じ質問をすることがたびたびあります。そこで日本側と情報共有をしたいのです」

 宇都宮は目的を書き出しました。

<目的>

1.顧客へ納品した製品情報と納品後の保守メンテナンス情報の一元管理

2.1に伴うエクセルと記録用紙の廃止

3.製品の仕様変更情報の管理

4.3についての日本側との情報共有

 検討の結果、図Aのようなアプリ構成にすることにしました。

/date/2020/01/07/20a_2.jpg図A アプリ構成図

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メールアドレス: t-utsunomiya@ys-consulting.com

宇都宮武則

宇都宮武則

コンサルタント

ITベンダーにてプロジェクトマネージャとして50社以上のシステム構築に携わりました。ITに関わるお悩み事を幅広くサポートいたします。ワイズシステム総経理。

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