第36回 キントーンで業務効率化、20年に取り組む課題は?


コラム 経営 2019年12月3日

経営者が自分で作る簡単データベース

第36回 キントーンで業務効率化、20年に取り組む課題は?

記事番号:T00087209

<登場人物>
ワイズシステム総経理 宇都宮武則

本コラムの筆者です。東京理科大卒、IT企業の取締役を経て2015年ワイズコンサルティングに入社。

台湾S電工 山田新一総経理
1978年千葉県生まれ、上場企業S電工の営業企画課長から18年に台湾S電工の総経理として初めての海外駐在。好奇心旺盛で何にでも興味を持つ。2児のパパ、趣味は車で家族旅行。

 台湾S電工の会議室に、山田総経理と宇都宮の2人の姿。先週末、山田総経理が茶芸館で見つけた文山包種茶をいただいています。各地のお茶を飲み比べることは、山田総経理の趣味の一つです。

 文山包種茶とは、台北市の文山地区一帯で収穫されるお茶です。発酵度が低く、日本茶(緑茶)に近いあっさりとした飲み口が特長です。熱湯ではなく、90度前後のお湯で入れると、優しい香りが引き立ちます。

山田「この、口の中から鼻に抜ける新緑の香気が素晴らしい」

宇都宮「茶芸館でだいぶん知識を蓄えたようですね」

わずか半年で業務アプリ自製

 文山包種茶をいただきながら山田総経理と宇都宮がこれまでを振り返っています。

 半年前のある日、社員数30人強の山田総経理の会社、台湾S電工に本社から「システム化せよ」と指令が下りました。

 システム担当者もIT(情報技術)に詳しい人もいない台湾S電工ですから、システム化は超難題だと山田総経理は頭を抱え、宇都宮に相談しました。

 事情を聞いた宇都宮は、サイボウズ社の「kintone(キントーン)」という簡単データベースで作成することを提案しました。好奇心の強い山田総経理は自ら業務アプリの作成を始めました。

山田「もう半年も前になりますか。そうそう、最初に作ったのは社員マスタでした」

/date/2019/12/03/36A_2.jpg図A 記念すべき第1号作品 社員マスタ

宇都宮「それから、職務権限表を用意して、休暇申請と休暇記録のアプリを作成しましたね」

山田「今思えば、あれは上出来でした。休暇の申請から承認、そして集計までが一連の流れでできるようになりました。承認漏れや事後提出もなくなりました」

/date/2019/12/03/36B_2.jpg図B 休暇記録アプリ

宇都宮「管理部の頼経理が感動していましたね」

山田「その後、頼経理もkintoneの使い方を覚え、部内のエクセル業務を少しずつkintoneへ移し替えていますよ」

宇都宮「それは喜ばしい」

 アプリ作りのコツをつかんだ山田総経理は、その後も営業管理アプリを作成しては業務に使っていきました。

ペーパーレス化を支援

山田「kintoneのおかげでシステム化が徐々に進みました」

宇都宮「20年はどのような課題に取り組もうとお考えですか?」

山田「そうですね…。他社さんは、どのような課題を持っているのでしょう?」

宇都宮「弊社独自の在台日系企業様への調査結果では、特に多い課題は、人材採用、人材育成や売り上げ向上ですね」

山田「うちは、まだまだエクセルや紙での手作業の業務が多いですから、ペーパーレス化に取り組もうと思います」

宇都宮「よろしいと思いますよ。ペーパーレス化は業務の効率化につながりますし、効果が目に見えて本社にも報告しやすいでしょうから」

 一息ついたところで、文山包種茶を一口すすりながらスマートフォンに目を落とし、居酒屋「ふじこ」からのチャットを見た山田総経理は「今月のお薦めはカニ。今日は4種類のカニの食べ比べができるそうです。早速行きましょうよ」

 そう言いながら、鼻息を荒く片付けに入ってしまいました(もう誰にも止められない…)。私も片付けを始めました。

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宇都宮武則

宇都宮武則

コンサルタント

ITベンダーにてプロジェクトマネージャとして50社以上のシステム構築に携わりました。ITに関わるお悩み事を幅広くサポートいたします。ワイズシステム総経理。

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