第33回 エクセルをキントーンに、業務改善ビフォー&アフター(2)


コラム 経営 2019年11月12日

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第33回 エクセルをキントーンに、業務改善ビフォー&アフター(2)

記事番号:T00086834

<登場人物>
ワイズシステム総経理 宇都宮武則
本コラムの筆者です。

台湾S電工 山田新一総経理
1978年千葉県生まれ。上場企業S電工の営業企画課長から2018年に台湾S電工の総経理として初めての海外駐在。

 山田総経理と宇都宮は、8店舗を構えるラーメンチェーン店の里中董事長から既存のエクセル業務をヒアリングし、kintone(キントーン)のアプリに置き換えてみました。このうち物品購入や修繕などで使用する「費用申請」アプリによって、どのように業務が改善されたかを検証するため、ビフォー&アフターを描いて確認しています。

/date/2019/11/12/000_33A_2.jpg図A 費用申請のビフォー&アフター

権限表に合わせた承認ルート

 今回は電子承認のお話です。電子承認を行うためには、図Bのような「職務権限表」を作成して、承認者と承認の流れを明確にする必要があります。

/date/2019/11/12/000_33B_2.jpg図B 職務権限表

 「220 費用支出の承認」をご覧ください。このように申請する金額によって承認ルートが変わります。

 2,000台湾元(約7,200円)未満ならば、申請者が立案、店長が承認して総経理に報告します。

 2,000元以上1万元未満の場合は、申請者は店長と相談してから申請します。そして店長と総経理が順番に承認します。

 1万元を超えるときは、店長が総経理に相談してから申請します。総経理が承認し、董事長へ報告します。

 kintoneはこの職務権限表に合わせ、金額によって承認ルートが変わるように設定してあります。

承認状況の見える化

里中「人間が次の承認者を判断する必要がないので、間違いや承認の滞りがなくなりました。店長や総経理に限らず、会計担当や董事長の私が、いつでも閲覧できるのも便利です。会計担当は支払い予定に組む必要がありますので、早めに知りたいものです」

山田「進捗(しんちょく)状況が見えると安心ですね」

/date/2019/11/12/000_33C_2.jpg図C 進捗状況

里中「店長や店舗の担当者からは、スマートフォンで申請や決裁ができるようになったことが一番喜ばれています」

宇都宮「他のお客さまの例では、これまで使い慣れたエクセルと入力フォームが変わらず、運用の移行がスムーズだったという話も聞いていますが、その点はどうでしょうか?」

里中「なるほど確かに、kintoneに置き換えても誰も戸惑うことはありませんでした」

山田「先ほど会計の方にお聞きしたところ、検索が便利だとおっしゃっていました。店舗の担当者から物品購入や修繕をどこに頼めばよいかと聞かれることがあるそうです。そのような時に過去の申請書から業者を簡単に探すことができると言っていました」と、検索画面を操作して里中董事長へお見せしました。

/date/2019/11/12/000_33D_2.jpg図D 検索画面

 里中董事長は満足げな表情で、「いろいろと私が気付かない手間まで改善されたようですな」と言いました。

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宇都宮武則

宇都宮武則

コンサルタント

ITベンダーにてプロジェクトマネージャとして50社以上のシステム構築に携わりました。ITに関わるお悩み事を幅広くサポートいたします。ワイズシステム総経理。

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