第65回 kintoneでチェーン店本部の業務効率化


コラム 経営 作成日:2020年7月7日

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第65回 kintoneでチェーン店本部の業務効率化

記事番号:T00090901

<登場人物>
ワイズシステム総経理 宇都宮武則

本コラムの筆者です。

台湾S電工 山田新一総経理
1978年千葉県生まれ、上場企業S電工の営業企画課長から2018年に台湾S電工の総経理として初めての海外駐在。

 既存のExcel(エクセル)や紙ベースの業務をサイボウズのkintone(キントーン)を使って見直しませんか?

 「だけど、どのような業務に使えるのだろうか?」

 悩まずにご相談ください。ヒアリングに伺ってkintoneで実現できる業務を提案致します。業務が決まりましたら、kintoneのお試し版を使って無料でサンプルの業務アプリをお作り致します。サンプルアプリをご覧いただいた上で、導入の要否をご判断いただけます。

クレーム報告も自作アプリで

 山田総経理と宇都宮の2人は居酒屋「ふじこ」で、kintoneを導入した1年間のことを回想しています。山田総経理はテーブルが寂しくなったと言うと、今日のお薦め「大将が一本買いした黒マグロ」のメニューの中から、白玉大根とアラの煮付けを注文しました。

 白玉大根(白玉蘿蔔)は、高雄市美濃区の特産品の一つです。品種の起源は日本から伝わったとされ、一般の大根と比べると細く小柄(20~40センチメートル)です。観光農園や学校の遠足などで収穫体験ができます。

山田:里中董事長のお手伝いをしたこともありました。

第28回 飲食チェーンの課題解決
https://www.ys-consulting.com.tw/column/86225.html

 台北に8店を構えるラーメンチェーンの里中董事長は、店舗数拡大につれて、本部での紙業務やエクセル業務に限界を感じていました。そんな折、山田総経理の会社へ伺った際にkintoneで作った休暇申請と顧客管理のアプリを見て大変興味を持ち、山田総経理の提案でアプリ作りを始めたのでした。

宇都宮:先月、台北駅で偶然お会いした際には「年末には高雄に出店するので、これから現地視察なんですよ」とおっしゃっていました。

山田:店舗で発生したクレームを本部へ報告する「クレーム処理報告」はエクセルを使っていましたので、このアプリを作成してみたのでしたね(図A)。

/date/2020/07/07/65A_2.jpg図A クレーム処理報告

宇都宮:クレーム処理のエクセルシートをkintoneのアプリとして作成することはたやすいことでした。喜ばれたのは、登録したデータを加工することで管理面に生かせたことです。データベースであるkintoneならではの検索機能と集計機能が大いに役立ちました。

山田:そうでしたね。過去のクレームを検索し、対応方法を振り返り、クレーマーを発見することもできるようになりました。集計にしても、店舗別、クレームの種類別、発生場所別の集計などは序の口で、月別の集計や、日ごとの店舗別のクロス集計もできました(図B)。

/date/2020/07/07/65B_2.jpg図B グラフでクレームを分析

 山田総経理は、そのアプリも自分が作ったことを思い出して誇らしげな気分になりました。

本部への申請承認を電子化

山田:その次に作成した店舗の小口現金を申請する「小口現金収支報告表」では、本部と店舗間の申請承認のワークフローを作りましたね(図C)。

/date/2020/07/07/65C_2.jpg図C 小口現金収支報告表

 「小口現金収支報告表」は、それまで「①店舗でエクセルに記入→②月末に本部へメールで申請→③本部にて印刷→④承認のために回覧→⑤承認が終わったらバインダーへ保管」という流れでした。

 これが「①店舗でアプリに記入→②月末にアプリで申請→③電子承認→④自動的に保管」という流れになり、人手を介す箇所が改善されました。

 月末月初の本部は、支払いや売り上げ集計、コスト計算など月締め処理で忙しいので、業務の効率化は大きな救いになりました。

 

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宇都宮武則

宇都宮武則

コンサルタント

ITベンダーにてプロジェクトマネージャとして50社以上のシステム構築に携わりました。ITに関わるお悩み事を幅広くサポートいたします。ワイズシステム副総経理。

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