第60回 kintoneで見積書を作成しよう!(6)


コラム 経営 作成日:2020年6月2日

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第60回 kintoneで見積書を作成しよう!(6)

記事番号:T00090285

<登場人物>
ワイズシステム総経理 宇都宮武則

本コラムの筆者です。

台湾S電工 山田新一総経理
1978年千葉県生まれ、上場企業S電工の営業企画課長から2018年に台湾S電工の総経理として初めての海外駐在。

A社 犬飼総経理
山田総経理の同郷の先輩で、県民会の集まりで知り合う。

10分未満で作成完了

 台湾S電工の会議室、山田総経理と宇都宮はA社の犬飼総経理から頼まれた見積書アプリの作成をしています。山田総経理はこれまでExcel(エクセル)で作っていた見積書と遜色のないものが、とても簡単にできたので感動しています。

宇都宮:一覧表示から先ほど入力した明細をクリックしてください。見積書アプリの左上に「御見積書作成」のボタンが出てくるはずです。

 山田総経理が言われた通りに操作を行うと、確かに「御見積書作成」ボタンが追加されていました(図A)。

/date/2020/06/02/60A_2.jpg図A 見積書作成ボタン

山田:クリックしてみてもいいですか?

宇都宮:どうぞ。

 山田総経理が「御見積書作成」ボタンをクリックしました。「帳票の作成が完了しました」というメッセージが出ました(図B)。

/date/2020/06/02/60B_2.jpg図B 御見積書作成ボタン

 次に「開く」をクリックすると作成された見積書が左下の「御見積書」項目の中に保存されました(図C)。

/date/2020/06/02/60C_2.jpg図C 「御見積書」項目の中に保存

宇都宮:作成された見積書のPDFが保存されましたので、クリックして取り出してください。

山田:やったあ、見積書が完成しました(図D)。

/date/2020/06/02/60D_2.jpg図D 御見積書の完成

宇都宮:同じ要領で納品書も作成してください。

 山田総経理は納品書の作成を始めました。

 作成に使っている帳票プラグイン「RepotoneU(レポトンユー)PDF」は、既存の帳票と同じレイアウトが簡単な操作で作れるプラグインです。お試しはこちらから↓
https://www.repotone.com/u/pdf/

 10分もかからずに納品書も出来上がりました。

山田:これで納品書も完成しました。

受注確定を自動通知

宇都宮:次に進みましょう。次は、受注が確定したら、桃園の物流センターへ通知を送る仕掛けです。

 現在は、台北支社で見積書を見ながらExcelを使って納品書を作っています。納品書が出来上がったら桃園の物流センターへメールしています。

 今後、サイボウズのkintone(キントーン)の見積書アプリでは、受注確定の通知を桃園の物流センターへ送って、物流センター側でkintoneから納品書を出力します。

 宇都宮は少し意地悪な言い方をしてみました。

宇都宮:やり方はもう分かりますよね?

山田:もちろんです!任せてください。

 自信満々な答えが返ってきました。

 通知の設定は、kintoneの開発画面を開いて「設定/通知/レコードの条件通知」から行います。画面上の受注確定にチェックが入ったら通知を送る仕掛けです(図E)。

/date/2020/06/02/60E_2.jpg図E 通知の設定

 山田総経理は、手際よく設定を行いました。宇都宮は後ろからのぞき込むと設定が正しいことを確認してうなずきました。

山田:試しに通知先を宇都宮さんに設定しました。

 そう言うと、見積書の入力画面を開いて受注確定にチェックを入れました。

 宇都宮は自分のパソコンに戻るとkintoneのポータル画面に通知が来ていることを確認しました(図F)。

/date/2020/06/02/60F_2.jpg図F 通知

 その通知をクリックすると見積書アプリが表示されますので、左上の「納品書作成」ボタンから納品書を発行します。

宇都宮:想定通りに動きましたね。

 今度は山田総経理が後ろからのぞき込んでおり、うなずきました。

山田:これで来週、犬飼総経理にお見せすることができますね。

 山田総経理は犬飼総経理へ電話を掛けると来週お見せするアポを取りました。その後立ち寄る居酒屋「ふじこ」のアポも抜かりなく取りました。

 

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宇都宮武則

宇都宮武則

コンサルタント

ITベンダーにてプロジェクトマネージャとして50社以上のシステム構築に携わりました。ITに関わるお悩み事を幅広くサポートいたします。ワイズシステム総経理。

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