第56回 kintoneで見積書を作成しよう!(2)


コラム 経営 作成日:2020年5月5日

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第56回 kintoneで見積書を作成しよう!(2)

記事番号:T00089792

<登場人物>
ワイズシステム総経理 宇都宮武則

本コラムの筆者です。

台湾S電工 山田新一総経理
1978年千葉県生まれ、上場企業S電工の営業企画課長から2018年に台湾S電工の総経理として初めての海外駐在。

A社 犬飼総経理
山田総経理の同郷の先輩で、県民会の集まりで知り合う。

 台湾S電工の会議室では、A社の犬飼総経理から依頼のあった見積書アプリの打ち合わせが始まりました。

 山田総経理と宇都宮は、犬飼総経理から業務のヒアリングを行っています。

犬飼:拠点は台北の他、台中、高雄、桃園にあります。台北は支社機能、台中と高雄は営業所、桃園は物流センターという位置付けです。台北と台中、高雄には営業担当がおりまして、各自がExcel(エクセル)を使って見積書を作成しています。

山田:誰がいつ、どの顧客の見積書を作成したか分かる仕組みでしょうか?

犬飼:ああ、そこは担当者本人と上長しか分かりません。

山田:今後はサイボウズのkintone(キントーン)で見積書を作成するので情報共有できますね。

犬飼:その後、顧客から注文を頂くと、営業担当が見積書と注文書を台北にファクスしています。

山田:ファクスですかあ。

宇都宮:商品の出荷は桃園の物流センターからとお聞きしましたが。

犬飼:そうです。注文は台北で会計システムに入力すると同時に納品書をエクセルで作成します。この納品書を桃園へメールして出荷指示としています。

山田:納品書もエクセルなのですね。

直感でデザイン

 一通りヒアリングを終えまして、kintoneを使って実現したい運用の流れを整理すると図Aのようになりました。黄色地の箇所がkintoneを使う箇所です。

/date/2020/05/05/56A_2.jpg図A 運用のフローチャート

 解決したい課題を4個書きました。

1.台北、台中、高雄の見積書情報の共有(見積書ファクスの廃止)

2.見積書の発行

3.桃園物流センターへの受注連絡を自動化

4.桃園物流センターにて見積書情報から納品書を作成(納品書メールの廃止)

山田:こうやってフローチャートを整理すると、見積書だけかと思っていましたが、納品書も必要となりますね。

犬飼:受注確定の先に「受注確定の通知が届く」とありますが、これもkintoneでできるのですか?

宇都宮:はい、受注確定の入力をきっかけとして、kintone上で桃園の方へ通知を配信することができます。

山田:見積書の情報があるので、納品書を打ち直す必要もないですね。

犬飼:これなら、かなり業務ステップが減ります。

山田:見積書も現状のレイアウト通り作れるそうですよ。え~と、何というプラグインを使うのでしたっけ?

宇都宮:帳票作成用プラグイン「RepotoneU(レポトンユー)PDF」(株式会社ソウルウェア製:https://www.repotone.com/u/pdf/)を使おうと思います。これを使えば、見積書のPDFをそのままレイアウトとして、その上にkintoneの項目を並べていくだけで作れてしまいます。

山田:帳票のデザインが直感的に行えるということですか。楽しそうですね。

 山田総経理は大型モニターに映し出されたエクセルを指さします。

/date/2020/05/05/56B_2.jpg図B 見積書

山田:この見積書(図B)と納品書(図C)を作ればよいのですね。

/date/2020/05/05/56C_2.jpg図C 納品書

宇都宮:早速、作りたそうですね。それでは、私ら2人は先に「ふじこ」に行っていますので、出来上がったら合流してくださいな。

 山田総経理は慌てます。

山田:ちょ、ちょ、ちょい待ち!作成は日を改めましょう。

 隣で犬飼総経理が大声で笑っています。

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宇都宮武則

宇都宮武則

コンサルタント

ITベンダーにてプロジェクトマネージャとして50社以上のシステム構築に携わりました。ITに関わるお悩み事を幅広くサポートいたします。ワイズシステム総経理。

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