第57回 kintoneで見積書を作成しよう!(3)


コラム 経営 作成日:2020年5月12日

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第57回 kintoneで見積書を作成しよう!(3)

記事番号:T00089923

<登場人物>
ワイズシステム総経理 宇都宮武則

本コラムの筆者です。

台湾S電工 山田新一総経理
1978年千葉県生まれ、上場企業S電工の営業企画課長から2018年に台湾S電工の総経理として初めての海外駐在。

A社 犬飼総経理
山田総経理の同郷の先輩で、県民会の集まりで知り合う。

 台湾S電工の会議室、山田総経理と宇都宮はA社の犬飼総経理から頼まれた見積書アプリの作成を始めました。来週お見せする約束をしています。

宇都宮:いつもお茶を頂くので、お茶菓子を用意しました。

 そう言って持ってきた小箱を開くと、薄紫色の「芋頭酥」(タロ芋の餡をパイ生地で包んだ丸い形のお菓子)が6個並んでいました。

山田:渦巻きのこれ、芋頭酥ですよね。この餡(あん)が好きなんですよ。

宇都宮:タロ芋は、甘い餡にしてパンやケーキに挟んだり、牛乳に混ぜて飲んだり、千切りにした中にひき肉を詰めて蒸したりもします。

山田:芋頭酥に合うお茶を選びます。

 そう言うと、山田総経理は給湯室へ向かいました。その間に私はアプリを作成する準備に掛かります。

 山田総経理が用意してくれたのは、炭火焙煎(ばいせん)の烏龍(ウーロン)茶でした。濃い茶色の湯に香ばしい香りが立ちます。

 山田総経理は、芋頭酥を口に頰張りながら烏龍茶をすすると、独り言のように

山田:う~ん、想像通りの相性だ。

エクセルからマスタ作成

 一服したところで、見積書アプリの作成に取り掛かります。

 見積書アプリの作成では、顧客情報と商品情報が必要となります。

 顧客情報はExcel(エクセル)で管理されていましたので、サイボウズのkintone(キントーン)で新たに作ることにして「顧客マスタ」と名付けます。

山田:この顧客情報のExcelをベースにして顧客マスタを作れば良いのですね。

 手慣れた手順で必要な項目を並べ顧客マスタを作成しました。(図A)

/date/2020/05/12/57A_2.jpg図A 顧客マスタ

 商品情報は、既にkintoneを導入しているA社で利用している「商品マスタ」を使うことにします。(図B)

/date/2020/05/12/57B_2.jpg図B 商品マスタ

宇都宮:必要な2個のマスタがそろいましたので見積書アプリの作成に移ります。

 見積書アプリの画面作成のポイントは、見積書を見て記載する項目を確かめながら作成することです。これは、後ほど見積書のレイアウトに画面上の項目を並べていくためです。

 宇都宮はホワイトボードに納品書アプリに必要となる項目を書き始めました。

宇都宮:見積番号、見積日、受注状況、受注日、納品日…。

 山田総経理も続きます。

山田:顧客コード、顧客名、担当者…。商品明細は複数行入力しますので、テーブル形式にする必要がありますね。

宇都宮:見積書に記載される商品金額の小計や値引き、営業税などの計算項目も必要です。

 何度か既存のExcelで作られた見積書を確認しながら、項目が決まりました。

 こちらが完成予想図です。(図C)

/date/2020/05/12/57C_2.jpg図C 見積書アプリ

 山田総経理は見積書アプリ作りが待ち切れない様子で、

山田:さあ、kintoneに帳票プラグインを入れましょう。

PDFをそのままレイアウト

宇都宮:30日間の無料お試しができますので、それを使います。

 今回使う帳票プラグイン「RepotoneU(レポトンユー)PDF」は、既存のExcelで作成している見積書のPDFを読み込んで、そのままレイアウトとして利用できる便利なプラグインです。(お試しはこちらから→ https://www.repotone.com/u/pdf/

 山田総経理は、お試し版のダウンロードを済ますと「kintoneシステム管理」のメニュー一番下「その他/プラグイン」から登録しました。(図D)

/date/2020/05/12/57D_2.jpg図D プラグインの読み込み

宇都宮:プラグインが準備できました。

 山田総経理がkintoneの「はじめから作成」をクリックすると、見慣れた開発画面が表示されました。アプリ名に「見積書」と入力しました。

 これで準備万端です。

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宇都宮武則

宇都宮武則

コンサルタント

ITベンダーにてプロジェクトマネージャとして50社以上のシステム構築に携わりました。ITに関わるお悩み事を幅広くサポートいたします。ワイズシステム副総経理。

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