記事番号：T00126878

■生成AIによる議事録

　中小規模組織で成果が出ているAIの使い方をみてゆきます。

経営者「最近AI（人工知能）ってよく聞くけど、うちの規模でも本当に役に立つの？」

　結論から申しますと役に立っています。ただし“派手なAI”ではなく“地味だけど確実に効果あるAI”です。

　そのひとつが「文書作成や会議記録の自動化」です。たとえば、ビデオ会議ツールでは、会議の音声を自動的に文字起こししてくれるだけではなく、会議議事録にまとめてくれる機能も付いています。

　会議の議事録作成は案外時間のかかる作業です。ところが今は話した内容をAIが議事録にしてくれます。

■AI作成の議事録サンプル

■会議名：営業部 定例ミーティング

■日時：2026年1月12日 10:00–10:30

■参加者：大野、松本、桜井、二宮

【議題1：今月の案件状況】

※受注見込みの高い案件はA社とC社。

※B社は仕様変更のためにスケジュールの再調整が必要。

※新規商談は先月比＋8件で増加傾向。

【議題2：課題と対策】

※見積作成の遅れが継続しており、レイアウトを標準化する必要あり。

【次回までのアクション】

※見積標準化案を松本が作成→次回会議へ提出。

※二宮はB社のスケジュールを明日までにB社と確定すること。

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　どうでしょう「これは楽そうだ…」と感じましたか。管理職の方の中には議事録の作成だけで毎月数10時間使っているケースもあります。その時間を部下の指導や顧客対応に振り向けられるなら会社全体の生産性は確実に上がります。

■生成AIを使って時短

　どうも感情が入ってしまいそうで書きづらい文章というものがあります。たとえば「不採用の通知文」「お詫び文」「始末書」などです。

　「不採用の通知文」をAIに作らせてみましょう。

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例１：一般的なバージョン

　この度は製品サンプルをご提供いただき、ありがとうございました。

　社内で比較検討を行った結果、今回は別の製品を採用することとなりました。

　貴社にはお手数をおかけしたにもかかわらず、ご期待に沿えず恐縮ですが、今後とも何か機会がございましたら、ぜひよろしくお願いいたします。

例２：極力短いバージョン

　サンプルのご提供ありがとうございました。

　検討の結果、採用を見送ることになりました。ご了承ください。

例３：丁寧なバージョン

　この度はお忙しい中、製品サンプルをご提供いただき、誠にありがとうございました。

　社内にて慎重に比較検討を重ねた結果、誠に恐縮ながら今回は別社の製品を採用することとなりました。

　貴社にはご多忙のところご対応いただいたにもかかわらず、ご期待に沿えない結果となりましたこと、深くお詫び申し上げます。

　今回いただいたサンプルは非常に参考になり、今後の製品検討や別案件で改めてご相談させて頂く可能性もございます。

　何卒ご理解賜りますとともに、今後とも変わらぬお付き合いのほどをよろしくお願い申し上げます。

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　便利なところは、こちらの意図を伝えれば、それに合わせて数秒で作成してくれるところです。

　100％そのまま先方へお送りできる文章にはならないかもしれませんが、それでも十分に使える文章になっていますので、作業の手間は省けます。