記事番号：T00128151

■部長も知らない！？

　見積書作成を含めた4つの課題をkintone（キントーン）で解決すべく総経理参加のプロジェクトが始まりました。しくみを作るためには既存の業務を分析して整理する必要があります。営業部長と3人の課長からヒアリングをします。

　課長から業務の流れの説明を伺っていると…時折…

部長「え？そうなの？」

部長「なぜ？いつそうなったの？」

部長「そのやり方は誰が決めたの？」

　おやおや、部長の知らないことがたくさん出てきました。日頃の報連相（ほうれんそう）ができていない様子です。これでは総経理の顔も曇りがち。

　それでも時間をかけて丁寧にヒアリングをすることで、業務の流れは図示化することができました。

■見積書の精査

部長「各課で作っている見積書を全てここへ持ってきてください」

　出るは出るは、特定の顧客専用に作られたものや、微妙にレイアウトの違うもの、総計18種類が集まりました。

部長「こんなに種類があるのか！」

　総経理の心の声は「どの見積書も部長が見ているわけだから、その段階で気づいてくれよ～」と。

部長「これとこれは同じだろう」

課長「量販店の特売用ですね。量販店は注文量が格段に多いので商品の明細箇所が違います」

部長「では、これとこれは？」

課長「この顧客は分割払いなので、この支払条件欄が異なるのです」

　一般的にExcel（エクセル）で担当者任せになっていますと、このような状況は普通に起こるものです。

　見積書の記載項目や記述内容を精査した結果。

　「日用品」と「健康食品」の2つの形式に統一することに決まりました。

総経理「なんか似た社名がいくつかありますね」

　部長も気付きました「昇旭公司と昇旭実業と昇旭実業有限公司は、同じでしょう」

課長「そうですね。スタッフによって違うようですね」

総経理「社名も統一しないといけないね」

■マスタにする

　お客様情報と商品情報はExcel（エクセル）では都度、商品カタログを横において品番や単価を拾って手入力していました。

　今後キントーンではマスタ化します。顧客マスタから、お客様名を選べば統一番号や住所、電話番号、支払条件などの基本情報が埋まります。同様に商品を選べば品番や商品名、発注単位、単価が埋まります。これまでの手入力よりも間違えが極端に減ります。

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