記事番号：T00128020

■Excel手作業の脱却

　Excel（エクセル）手作業による属人化からkintone（キントーン）へ移行して情報を会社の情報資産にしませんか。

　社内でExcelを使い続けていますと、経営者が感じるのは資料や情報が個人のパソコンへ蓄積してゆく属人化です。具体的に…例えば資料では、お客様への提案書や見積書あるいは報告書、情報では、顧客情報や商談内容、プロジェクトの進捗状況、顧客からの問い合わせ情報などがあげられます。本来これらの資料や情報は、会社の情報資産であるべきです。それが個人のPCへしまわれてしまうこと、あるいは、その社員が辞めてしまいPC内のデータが消されることは、会社にとって損失と考えなくてはいけません。

　そのリスクを減らすためにクラウドサービスへ情報資産を保管することは選択肢の一つです。キントーンを使えば、安全かつ効率的に情報資産をクラウド上へ蓄積できます。

　事例をご紹介いたします。

■見積書の作成

　個人がExcelで作成している見積書をキントーンで作る事例です。

　キントーンで見積書を作りますと、標準装備されている印刷機能では体裁よく作成することができません。そこで、登場するのがレポーティング用のプラグインです。これを使えばこれまでの見積書とそっくりなものが作れます。

　純日本製の日用品や健康食品を輸入販売しているA社では、カテゴリーにより組織が「卸業者向け日用品」「量販店向け日用品」「健康食品」の3部門に分かれています。お客様へお出しする見積書の形式も部門ごとに異なっています。そのような事情があり、見積書の作り方は代々、担当者から後任者へあたかも「一子相伝」のように引き継がれていました。そのため担当者が手一杯で見積作成が遅れることが、経営者の知らないところで起きていました。

■複数の課題を解決

　A社の総経理はキントーンを導入すれば、見積書作成を含めた4つの課題を解決できると考えました。

①見積書の形式を統一します。レイアウトを統一すると同時に担当者以外でも見積書を容易に作成できるようにします。

②部長の承認を徹底します。提出する見積書は事前に部長承認を得るルールがありますが形骸化しており、担当者任せで部長へは事後報告でした。

③全ての見積書をクラウド上へ保管します。リピート率が高いため以前提出した見積書をすぐに探し出して再利用できるようにします。

④見積書提出後の管理。Excelでおこなっている受注から納品、請求から入金までの部課をまたがる管理をおこなえるようにします。

　総経理自らが引率して各部門より人選をおこない、キントーン導入のプロジェクトが始まりました。

◎お問い合わせはこちらから
https://www.ys-consulting.com.tw/contact/

【2026年５月１８日開催】 
～強く安全な台湾拠点を作る ～
すぐに始められる『業務の仕組みづくり』セミナー（中国語開催） 
https://www.ys-consulting.com.tw/seminar/127536.html