ワイズコンサルティング・グループ

記事番号：T00114778

【今回のご質問】

質問：初めてのDXを低リスクで始められるツールはありますか？

回答：DXをkintone（キントーン）で始めてみませんか？

　このコラムは「DXを始めたい方」向けのやさしく現実的な内容です。

社内申請の事例

　弊社とお客様の社内申請の活用事例をご紹介いたします。

　弊社は30種類弱の紙の申請書をkintone（キントーン）でデジタル化しました。その全社の感想は「楽、楽、楽」

・手書きから開放されて楽

・外出先からスマホで申請できて楽

・過去の申請書を再利用できて楽

・申請書を渡すとき上司の顔色をうかがわなくて楽

・承認印待ちの行列に並ばなくて楽

・押印やサインの手間がなくなり楽

・休憩の一服時にスマホから決裁できて楽

・承認の進捗が見えて楽

・外出中でも承認できて楽

・承認されたことが通知されて楽

・承認判断が格段に速まって楽

・承認後にファイリングしなくて楽

・過去の申請書が簡単に探せて楽

　kintoneへの切り替えにおいて混乱はありませんでした。なぜなら使う側が変わるのは紙へ記入する代わりにパソコンへ入力するだけだからです。記入を終えたら「申請」ボタンをプチッと押すだけ。後は「承認が下りました」の通知待ちです。

　社長の承認（サインが必要）を貰うために様子をうかがったり、申請の行列に並んだりする必要はありません。

運用の違い

　紙申請とデジタル化の運用の違いの1つに添付資料の扱いがあります。例えば紙での押印申請の場合には、申請書と一緒に押印してほしい書類を回覧していました。デジタル化の運用では申請書と書類は別々です。

　申請書には書類のPDFが添付されて回覧され、実際の書類は最終承認者へ直接届けておきます。押印が終われば通知が来ますので書類を受け取りにゆきます。

　これまで申請書にホッチキス止めしていたエビデンスもkintoneでは申請書にPDF、画像、EXCEL、WORDなど添付可能。例えば書類をスマホで撮影して申請書へ添付することもできます。

お客様の声

　「お世話になります。kintone開始後、間もないですが私は感動しております！とにかく申請書の承認決裁が楽です。社員のスケジュール表も全社で共有されました」

　kintoneでの運用が始まって数日目にこのメールを頂いたとき、総経理の目的達成の喜びの表情が目に浮かびました。kintoneでデジタル化されたA社様です。

　これまで社内申請の決裁に2日かかりましたが数時間で済むようになりました。実際の導入過程では総経理自らがスタッフに叱咤激励を飛ばす場面もありましたので感無量といったところでしょう。