ワイズコンサルティング・グループ

記事番号：T00095325

＜登場人物＞
ワイズシステム副総経理　宇都宮武則
本コラムの筆者です。

台湾Ｓ電工　山田新一総経理
1978年千葉県生まれ、上場企業Ｓ電工の営業企画課長から2018年に台湾Ｓ電工の総経理として初めての海外駐在。

　業務効率化のお手伝いを致します。すぐに導入できて成果の上がる各種ソリューション（例：営業管理、人事労務管理、販売管理、在庫管理ほか）をご用意しております。

申請業務を電子化

　台湾Ｓ電工の会議室で、引き続き山田総経理と管理部の劉さんが高雄の協力会社Ａ社との間で保守業務を管理するための業務アプリ作りをしています。

　これから「工具貸出」アプリを作ります。

山田：工具貸出アプリを作る前に少し休憩しましょう。

劉：私、お茶を入れてきます。何茶がよろしいですか？

　山田総経理の趣味の一つはお茶の飲み比べです。旅行に出掛けるたびに各地のお茶を買ってきては会社で振る舞っています。

山田：阿里山（嘉義県）の炭火烏龍（ウーロン）茶にしましょう。それと私の机にお菓子があるので持ってきてください。

　山田総経理がお手洗いから戻ると、烏龍茶とお菓子が用意されていました。

劉：このクラッカーお好きなのですか？

　山田総経理はネギ入りソーダクラッカーを手に取ると「これ素朴でおいしいよね。薄塩味が小腹が空いた時にいい感じなんだなあ」と言いました。

劉：この塩味に炭火烏龍茶の濃い香りと少し渋い味わいがよく合いますね。

山田：おおっ！劉さん味が分かるね～。

　２人はにこやかに笑いました。

　山田総経理は工具貸出アプリのレイアウトを見せながら説明を始めました。

山田：やりたいこととレイアウトは分かりましたか？

劉：はい、分かりました。

山田：それでは申請のワークフローについて説明します。

　申請のワークフローとは、休暇申請や費用申請などの申請から承認までの流れのことです。Ｓ電工では、これまで紙とExcel（エクセル）で行っていた申請業務をサイボウズのkintone（キントーン）で電子化しました。

　休暇申請を例に取りますと「休暇申請」アプリと休暇履歴を記録する「休暇記録」アプリがあります。

　一般社員が休暇申請を行いますと、「本人（申請者）→課長（承認者１）→部長（承認者２）→人事担当（閲覧者）」とワークフローが流れていきます。（図Ａ）

図Ａ　休暇申請アプリ画面

　承認されると「休暇記録」アプリに社員ごとに履歴が記録されて本人と人事担当者だけが閲覧できます。（図Ｂ）

図Ｂ　休暇記録アプリの履歴

　同時に、残りの有給時間数も計算されます。（図Ｃ）

図Ｃ　休暇記録アプリで有給時間数を自動計算

　これらによりペーパーレスが進み、社内外のいずれかでも申請や承認を行うことができるようになりました。これまでのように総経理が長期の外出から会社に戻ったときに大量の申請書がたまっている…ということは解消されました。

　山田総経理の話に戻りましょう。

山田：工具貸出の申請は「貸出申請→貸出許可→借りる→返却する→返却確認」の流れです。ワークフロー上のステータスは「未処理→貸出申請中→貸出許可済→貸出中→返却確認中→返却済」に変化させます。

　劉さんは流れをしっかり理解するとアプリを作り始めました。山田総経理は後ろからのぞき込んではつぶやいています。

山田：そうそう、工具明細はテーブルにしてね。

　またしばらくの間、会議室にはカタカタとキーボードをたたく音だけが流れました。

劉：はい、出来ました。確認してもらえますか？（図Ｄ）

図Ｄ　工具貸出アプリ

　山田総経理が数件のデータを登録して動作確認を始めました。ワークフローの箇所は特に念入りに確認しています。

山田：ここの貸出申請中の次ですけど「許可」ともう一つ「差し戻し」を付けましょう。

劉：分かりました。差し戻されたらステータスは「未処理」に戻します。

　劉さんは手際よくアプリの修正を終えて、山田総経理が再び確認を行いました。

山田：はい、ＯＫですね。

　劉さんは満足げです。

山田：１時間もかかりませんでしたね。これからはアプリ作りは全て劉さんにお任せしようかな。

劉：お任せください。もっと複雑なアプリも作ってみたいです！

山田：お～、ほんと頼もしいなあ～。

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