第119回 里中董事長、ペーパーレスを決断する(11)/台湾


コラム 経営 作成日:2021年8月3日

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第119回 里中董事長、ペーパーレスを決断する(11)/台湾

記事番号:T00097588

<登場人物>
ワイズシステム副総経理 宇都宮武則
本コラムの筆者です。

台湾S電工 山田新一総経理
1978年千葉県生まれ、上場企業S電工の営業企画課長から2018年に台湾S電工の総経理として初めての海外駐在。2児のパパ、趣味は車で家族旅行。

 ペーパーレスや脱エクセルによる効率化をお手伝い致します。短期間で導入できる各種ソリューション(各種申請業務、見積もり・受注管理、業務日報など)をご用意しております。

前回までのお話
https://www.ys-consulting.com.tw/column/l/2189/

 Z社の総経理室兼会議室です。宇都宮はkintone(キントーン)によるZ社のペーパーレス化をお手伝いしています。現状のエクセルによる申請書を整理したところ8種類となりました。今日はそのうちの4種類のアプリ、▽出張申請書▽本部採用離職申請書▽押印申請書▽仕入先申請書──を確認します。(図A)

/date/2021/08/03/119A_2.jpg図A 4種類のアプリ

書類の種類追加も可能

 里中董事長と土井総経理がお見えになり、宇都宮も着席しました。

里中:お待たせいたしました。先週は打ち合わせを延期してしまい申し訳ない。

宇都宮:事情は伺っております。予定通りアプリ作りの方は進めましたので大丈夫です。今日は4種類お持ちしました。

里中:それはありがたい。

 宇都宮が最初の出張申請書アプリを大型モニターへ映し出して実際の入力操作をしながら、説明を始めました。

宇都宮:出張申請書アプリのポイントはこれまで2つに分かれていた「申請」と「旅費精算」を1本にまとめ、報告書も兼ねるようにした点です。(図B)

/date/2021/08/03/119B_2.jpg図B 出張申請と旅費申請を1本化

土井:なるほど、申請と精算、そして出張報告が1つになったのですね。

里中:それぞれを別々に確認しなくて良いので、これは使い勝手が良さそうだ。

宇都宮:申請が届きますとこのようにkintone上に通知が表示されます。もしよろしければメールでも通知を届けるようにしましょうか?

土井:私は毎日(kintoneを)使うので不要ですが、董事長は?

里中:普段は(kintoneを)使わないのでメールの通知をください。

宇都宮:承知しました。後ほど設定しておきます。

スマホ用画面に最適化

 続けて2種類目の本部採用離職申請書アプリを説明しました。

土井:問題ありません。

 3種類目は押印申請書アプリを映し出しました。(図C)

/date/2021/08/03/119C_2.jpg図C 押印申請書アプリ

里中:シンプルでいいですなあ。

土井:書類の種類は増やせますか?

宇都宮:もちろんです。教えていただければ設定します。

 書類の種類はZ社の環境へアプリを移した後に設定することにしました。

土井:スマホでも承認が行えますよね。

宇都宮:もちろんです。スマホ用に最適化された画面になります。

土井:外出しても承認が滞ることがなくなります。

 里中董事長はうなずきました。

二度手間の作業をカット

 最後は仕入先申請書アプリです。

宇都宮:一連の流れの中に与信調査依頼も含めて手続きができるようにひとまとめにしました。

土井:なるほど、調査票を移し替える二度手間が省けます。

 土井総経理は里中董事長の方を向いて言いました。

土井:担当者が変わると同じ仕入先を申請されることもあったのですが、これなら過去の履歴を検索すれば容易に確認できますね。

里中:どれも明日から使いましょう。

 これも確認OKが出ましたので、宇都宮は4種類のアプリをZ社のkintone環境へ移す作業を行いました。

 土井総経理とアプリの動作確認を終えて本日の打ち合わせはおしまいです。

 帰り際に宇都宮は山田総経理に電話し、今日の結果を伝えました。

 

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