第124回 人事情報もペーパーレス化でスッキリ(1)/台湾


コラム 経営 作成日:2021年9月7日

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第124回 人事情報もペーパーレス化でスッキリ(1)/台湾

記事番号:T00098268

<登場人物>
ワイズシステム副総経理 宇都宮武則

本コラムの筆者です。

台湾S電工 山田新一総経理
1978年千葉県生まれ、上場企業S電工の営業企画課長から2018年に台湾S電工の総経理として初めての海外駐在。好奇心旺盛で何にでも興味を持つが長続きしないらしい。2児のパパ、趣味は車で家族旅行。

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前回までのお話
https://www.ys-consulting.com.tw/column/l/2189/

社員情報ファイルの保管

 山田総経理と宇都宮は、Z社の会議室にいます。依頼された決裁完了後のデータを会計システムへ渡す仕組みの納品が終わりました。

山田:今日の納品作業はこれでおしまいです。

土井:ありがとうございました。ところで、この後1時間ほどお時間はありますか?

宇都宮:はい、大丈夫です。

土井:里中から話があるので、お待ち頂けますか?

 しばらく待つと里中董事長が来られ、席に着きました。

里中:どこから話そうか?

 土井総経理に話を切り出すよう促しました。

土井:まずは現状を見てもらってはいかがでしょうか?

里中:そうだな。お二人を案内してくれるかい?

 土井総経理は、山田総経理と私を連れて会議室を出ました。案内された先は管理部の書棚です。

 灰色をした縦横1メートル弱の至って普通の書棚が上下2段に重ねられています。扉はスライド式になっており「社内秘A」と張り紙がしてありました。

 土井総経理は鍵を取り出し、扉を開けました。

土井:これをご覧ください。

 そこには厚さ1センチメートルほどの紙製のファイルが詰め込まれていました。ファイルの背表紙に社員番号と名前が書かれており、左から社員番号順に並んでいます。

山田:社員情報ファイルでしょうか?

土井:その通りです。

山田:おや、上と下の段ではファイルの色が違いますね、

土井:上が正社員、下は店舗のアルバイトです。

 土井総経理は下の書棚も開けました。こちらにもファイルがギッシリ詰め込まれています。

山田:こちらのファイルには、青いシールが付いていますが。

土井:はい離職者のファイルです。社内規定で社員は10年、アルバイトは5年保管することになっています。数日で辞めてしまったアルバイトも例外なく保管していますので、今ではこの有様です。

山田:おやおや。

土井:このペースですと今年中に書棚を増やさなければなりません。保管するだけでコストが掛かります。

山田:そうですね、弊社はkintoneを導入してから早い時期に社員管理のアプリを作りました。(社員マスタ作成のいきさつは第73回からご覧ください)

第73回 社員マスタで情報を一元管理
https://www.ys-consulting.com.tw/column/91880.html

/date/2021/09/07/124A_2.jpg図A 山田総経理の会社で作成した社員マスタ

段ボールも気分もスッキリ

山田:弊社はkintoneを導入してから早い時期に社員管理のアプリを作りました。

土井:その際に従来紙で管理されていた情報はどうされたのですか?

 山田総経理は頭の中で内容を整理してから話し始めました。

山田:はい、電子化するルールを決めまして現役の社員データは全て社員管理アプリへ入力しました。と偉そうに言っても当時は30人程度でしたから。

土井:離職者のデータは?

山田:はい、弊社のルールでは法令で定められているものを除いては、原則5年保管にしています。そこで過去5年間の離職者のデータも登録しました。

土井:なるほど、参考になります。

山田:その後ですがね。

 山田総経理は、ここからが聞いてもらいたいこと、とばかりに続けました。

土井:その後といいますと?

山田:過去5年分の社員情報の書類を登録しましたら、段ボール数箱分の紙書類が不要になったわけです。

土井:そうですよね。

山田:スッキリ!廃棄処分しました。

土井:おお、スッキリですか!

 土井総経理は、これから経験するであろう「スッキリ」が待ち遠しくなりました。

 

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宇都宮武則

宇都宮武則

コンサルタント

ITベンダーにてプロジェクトマネージャとして50社以上のシステム構築に携わりました。ITに関わるお悩み事を幅広くサポートいたします。ワイズシステム副総経理。

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