記事番号:T00098268
<登場人物>
ワイズシステム副総経理 宇都宮武則
本コラムの筆者です。
台湾S電工 山田新一総経理
1978年千葉県生まれ、上場企業S電工の営業企画課長から2018年に台湾S電工の総経理として初めての海外駐在。好奇心旺盛で何にでも興味を持つが長続きしないらしい。2児のパパ、趣味は車で家族旅行。
基幹システムやERP(統合基幹情報システム)では、まかない切れない日常業務の効率化をkintone(キントーン)が解決します。「どこから手を付けたらよいのだろう?」とお悩みでしたら一度ご相談ください。当コラムで紹介しましたアプリは無料でご提供いたします。
前回までのお話
https://www.ys-consulting.com.tw/column/l/2189/
社員情報ファイルの保管
山田総経理と宇都宮は、Z社の会議室にいます。依頼された決裁完了後のデータを会計システムへ渡す仕組みの納品が終わりました。
山田:今日の納品作業はこれでおしまいです。
土井:ありがとうございました。ところで、この後1時間ほどお時間はありますか?
宇都宮:はい、大丈夫です。
土井:里中から話があるので、お待ち頂けますか?
しばらく待つと里中董事長が来られ、席に着きました。
里中:どこから話そうか?
土井総経理に話を切り出すよう促しました。
土井:まずは現状を見てもらってはいかがでしょうか?
里中:そうだな。お二人を案内してくれるかい?
土井総経理は、山田総経理と私を連れて会議室を出ました。案内された先は管理部の書棚です。
灰色をした縦横1メートル弱の至って普通の書棚が上下2段に重ねられています。扉はスライド式になっており「社内秘A」と張り紙がしてありました。
土井総経理は鍵を取り出し、扉を開けました。
土井:これをご覧ください。
そこには厚さ1センチメートルほどの紙製のファイルが詰め込まれていました。ファイルの背表紙に社員番号と名前が書かれており、左から社員番号順に並んでいます。
山田:社員情報ファイルでしょうか?
土井:その通りです。
山田:おや、上と下の段ではファイルの色が違いますね、
土井:上が正社員、下は店舗のアルバイトです。
土井総経理は下の書棚も開けました。こちらにもファイルがギッシリ詰め込まれています。
山田:こちらのファイルには、青いシールが付いていますが。
土井:はい離職者のファイルです。社内規定で社員は10年、アルバイトは5年保管することになっています。数日で辞めてしまったアルバイトも例外なく保管していますので、今ではこの有様です。
山田:おやおや。
土井:このペースですと今年中に書棚を増やさなければなりません。保管するだけでコストが掛かります。
山田:そうですね、弊社はkintoneを導入してから早い時期に社員管理のアプリを作りました。(社員マスタ作成のいきさつは第73回からご覧ください)
第73回 社員マスタで情報を一元管理
https://www.ys-consulting.com.tw/column/91880.html
図A 山田総経理の会社で作成した社員マスタ
段ボールも気分もスッキリ
山田:弊社はkintoneを導入してから早い時期に社員管理のアプリを作りました。
土井:その際に従来紙で管理されていた情報はどうされたのですか?
山田総経理は頭の中で内容を整理してから話し始めました。
山田:はい、電子化するルールを決めまして現役の社員データは全て社員管理アプリへ入力しました。と偉そうに言っても当時は30人程度でしたから。
土井:離職者のデータは?
山田:はい、弊社のルールでは法令で定められているものを除いては、原則5年保管にしています。そこで過去5年間の離職者のデータも登録しました。
土井:なるほど、参考になります。
山田:その後ですがね。
山田総経理は、ここからが聞いてもらいたいこと、とばかりに続けました。
土井:その後といいますと?
山田:過去5年分の社員情報の書類を登録しましたら、段ボール数箱分の紙書類が不要になったわけです。
土井:そうですよね。
山田:スッキリ!廃棄処分しました。
土井:おお、スッキリですか!
土井総経理は、これから経験するであろう「スッキリ」が待ち遠しくなりました。
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宇都宮武則
台湾のコンサルティングファーム初のISO27001(情報セキュリティ管理の国際資格)を取得しております。情報を扱うサービスだからこそ、お客様の大切な情報を高い情報管理手法に則りお預かりいたします。
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