第129回 人事情報もペーパーレス化でスッキリ(6)/台湾


コラム 台湾事情 作成日:2021年10月12日

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第129回 人事情報もペーパーレス化でスッキリ(6)/台湾

記事番号:T00098877

<登場人物>
ワイズシステム副総経理 宇都宮武則

本コラムの筆者です。

台湾S電工 山田新一総経理
1978年千葉県生まれ、上場企業S電工の営業企画課長から2018年に台湾S電工の総経理として初めての海外駐在。

Z社 里中董事長と土井総経理
台北に8つのお店を構えるラーメンチェーンZ社の里中董事長とスポーツ刈りの土井総経理。

 基幹システムやERP(統合基幹情報システム)では、まかない切れない日常業務の効率化をkintone(キントーン)が解決します。「どこから手を付けたら良いのだろう?」とお悩みでしたら一度ご相談ください。当コラムで紹介しましたアプリは無料でご提供いたします。

前回までのお話
https://www.ys-consulting.com.tw/column/l/2189/

 山田総経理と宇都宮はZ社の会議室で、Z社の里中董事長、土井総経理と、社員情報のペーパーレス化の打ち合わせをしています。土井総経理がまとめた資料を大型モニターに映し出し、kintoneで作成する社員情報アプリの内容を検討しています。(図A)

/date/2021/10/12/129A_2.jpg図A 社員情報

土井:異動履歴と評価履歴も記録しておきたいです。例えば店長候補を選ぶときに履歴を参考にしますが、異動履歴は過去の給与明細をさかのぼるしか確認手段がありません。それから評価履歴ですが…。

 そう言うとモニターにパソコンの中の「社員評価」と書かれたフォルダを映し出しました。フォルダを開くと、「2015年上期」「2015年下期」…「2021年上期」というフォルダが入っています。「2021年上期」を開いて見せました。

土井:フォルダの中には、各社員の評価表が入っていまして、集計表に評価結果が記載されています。ですので、過去の評価を見たいときは、フォルダを一つ一つ開いて集計表を見るしかありません。

山田:それは不便ですね。この集計表もなくしてスッキリさせましょう。

研修履歴もまとめて

 最後は研修履歴です。S社では、研修の情報は社員情報アプリとは別に研修記録アプリを作って管理していました。(図B)

/date/2021/10/12/129db2_2.jpg図B​ 研修記録アプリ

 そして研修記録アプリの情報を社員情報アプリから閲覧できるしくみになっていました。

/date/2021/10/12/129db3_2.jpg図C 社員情報アプリから閲覧できる研修履歴一覧

土井:なぜ、そうしているのですか?

山田:弊社では、社内研修と社外研修を合わせると22種類ありまして、在職年数や役職に合わせて受講させています。昇格条件にも研修の受講が定められていますので、計画的に社員研修を割り当て、予実績を管理できるように別のアプリにしています。

土井:なるほど。我が社では本部で行う5つの研修だけ記録することにします。

・接客マナー研修

・食品安全衛生研修

・本部事務職研修

・マネージャー研修

・店長研修

土井:それ以外は各店舗でのOJTとなりますので、記録しません。

動画でOJT

 OJTと聞いて、里中董事長が何やら思い出したようです。

里中:そうそう、OJTを毎回やらずに済む秘策があるようですね?

土井:おお、それは興味深いです。

宇都宮:はい。そちらは日を改めましてOJTを動画化するサービス「動画e-learningワイズ学べ~る」をご説明させていただきます。

土井:OJTがe-learningとして学べるということですか!ぜひお聞きしたい。

山田:話を戻しますが、以上で社員情報アプリで管理したい情報は全てですか?

土井:はい、大丈夫です。

山田:この内容でしたら複雑な処理もありませんので、あとは登録したい具体的な項目を洗い出せば済みますね。

里中:その辺りは土井に任せます。

 里中董事長が退席されると3人は続けました。

宇都宮:今日は項目の洗い出しまで行いましょう。それを持ち帰りまして次回は社員情報アプリを作成して参ります。

土井:では、この資料の右側に項目欄を設けて必要な項目を記入していきます。

 現在使っている紙製の「社員情報ファイル」を眺めながら、項目の要る要らないの選別が始まりました。それから30分ほどで項目の洗い出しは終わりました。

 土井総経理から項目の記入されたシートを受け取ると、山田総経理と宇都宮はZ社のオフィスを出ました。

山田:先ほどのOJTを動画化するサービスというのは何ですか?うちも製品の使い方や修理の仕方といった現場でのOJTがあるので興味あるなあ。

宇都宮:そういえば、まだお話していませんでしたね。

山田:では、この続きは居酒屋「ふじこ」で。

 山田総経理は足早に歩き始めました。

 

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宇都宮武則

宇都宮武則

コンサルタント

ITベンダーにてプロジェクトマネージャとして50社以上のシステム構築に携わりました。ITに関わるお悩み事を幅広くサポートいたします。ワイズシステム副総経理。

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