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第132回 人事情報もペーパーレス化でスッキリ(9)/台湾


コラム 経営 作成日:2021年11月2日

経営者が自分で作る簡単データベース

第132回 人事情報もペーパーレス化でスッキリ(9)/台湾

記事番号:T00099299

<登場人物>
ワイズシステム副総経理 宇都宮武則

本コラムの筆者です。

台湾S電工 山田新一総経理
1978年千葉県生まれ、上場企業S電工の営業企画課長から2018年に台湾S電工の総経理として初めての海外駐在。2児のパパ、趣味は車で家族旅行。

 基幹システムやERP(統合基幹情報システム)では、まかない切れない日常業務の効率化をkintone(キントーン)が解決します。「どこから手を付けたら良いのだろう?」とお悩みでしたら一度ご相談ください。当コラムで紹介しましたアプリは無料でご提供いたします。

前回までのお話
https://www.ys-consulting.com.tw/column/l/2189/

 Z社の今年の経営テーマの一つはペーパーレス化です。kintoneを使って本部の申請業務を電子化したのに続いて、今回はオフィスの棚二段に詰め込まれた紙製の人事ファイルを一掃します。そのための社員情報を一元管理できるアプリを依頼していました。

 今日は社員情報アプリの納品日です。山田総経理と宇都宮は秘書に会議室へ案内されると土井総経理に社員情報アプリを確認してもらう準備に取り掛かりました。

 5分ほどすると里中董事長と土井総経理、そして人事の担当者がお見えになりました。

土井:いよいよスッキリの瞬間を迎えるわけですね!

 棚から紙ファイルがなくなるこの日を心待ちにしていた様子です。

里中:来週には廃棄業者が来てスッキリと処分してくれることでしょう。

山田:それでは…。

 大型モニターに社員情報アプリを映し出すと説明が始まりました。(図A)

/date/2021/11/02/16db211102a_2.jpg図A 社員情報アプリ

山田:社員情報アプリの確認を始めます。修正点やご要望がございましたら遠慮なく申し付けてください。修正を施した上で納品させていただききますので。

土井:承知いたしました。よろしくお願いします。

山田:確認は3つのステップとなります。1つ目は社員情報の項目を説明しますので、頂いた資料どおりに項目が揃っているかご確認をお願いします。

土井:はい。

山田:2つ目は実際に人事ファイルから社員情報を入力して頂きます。

土井:同席している人事担当者に入力をさせます。

山田:3つ目は社員情報へのアクセス権限を確認いたします。

土井:はい。

山田:早速、社員情報アプリを確認してゆきましょう。項目は社員コード、社員名から始まりまして、土井総経理のご要望に合わせて基本情報、資格と免許、貸与品、異動履歴、評価履歴、研修履歴、最後に添付書類となっています。頂きました資料に基づいて項目を配置しましたが、過不足がありましたらお知らせ下さい。

 山田総経理は折りたたんであった基本情報を開きました。(図B)

/date/2021/11/02/16db211102b_2.jpg図B 基本情報

 土井総経理は身を乗り出して項目を読み上げながら確認しています。最後まで読み上げ終わると、

土井:依頼した項目は揃っており、イメージ通りにでき上がっています。項目は後からでも必要に応じて追加することができますよね?

山田:はい、追加できます。

土井:里中董事長、どうでしょうか?

 一斉に里中董事長の様子をうかがうと、問題ないというジェスチャーをしてくれました。

土井:大丈夫ですね。

山田:次は社員情報を入力してみてください。

 山田総経理のパソコンを人事担当者の机へ移動しました。山田総経理と土井総経理が人事担当者の後ろに回りました。

土井:こちらの5人分の社員ファイルから社員情報を入力してみてください。

 土井総経理に促されて、社員ファイルの紙をめくりながら情報入力が始まりました。

 滞ることもなく5分ほどで入力できました。

土井:漏れなく入力できました。

山田:ありがとうございました。こちらも問題ありませんね。

土井:はい。

山田:それでは、次は登録された情報がアクセス権限によってどのように閲覧できるかを確認してゆきます。

 そう言いながらパソコンを自分の席へ戻しました。

 

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宇都宮武則

宇都宮武則

コンサルタント

ITベンダーにてプロジェクトマネージャとして50社以上のシステム構築に携わりました。ITに関わるお悩み事を幅広くサポートいたします。ワイズシステム副総経理。

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