第128回 人事情報もペーパーレス化でスッキリ(5)/台湾


コラム 台湾事情 作成日:2021年10月5日

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第128回 人事情報もペーパーレス化でスッキリ(5)/台湾

記事番号:T00098778

<登場人物>
ワイズシステム副総経理 宇都宮武則

本コラムの筆者です。

台湾S電工 山田新一総経理
1978年千葉県生まれ、上場企業S電工の営業企画課長から2018年に台湾S電工の総経理として初めての海外駐在。2児のパパ、趣味は車で家族旅行。

 基幹システムやERP(統合基幹情報システム)では、まかない切れない日常業務の効率化をkintone(キントーン)が解決します。「どこから手を付けたら良いのだろう?」とお悩みでしたら一度ご相談ください。当コラムで紹介しましたアプリは無料でご提供いたします。

前回までのお話
https://www.ys-consulting.com.tw/column/l/2189/

 里中董事長と土井総経理、山田総経理、宇都宮の4人はZ社の会議室で社員情報のペーパーレス化の打ち合わせをしています。書棚2つ分に詰め込まれている厚さ1センチメートルほどの紙製の「社員情報ファイル」を電子化してスッキリさせます。山田総経理の会社で運用している社員情報アプリをお見せしながら説明したことで、里中董事長と土井総経理ともに電子化のイメージが植え付けられました。

 今日は土井総経理が準備した人事情報の項目を基に、社員情報アプリでの管理方法を決めます。

里中:山田さん、ずいぶんと日焼けしておられる。

山田:先日の中秋節(旧暦8月15日、2021年は9月21日)4連休を使って、家族4人で金山温泉郷へ出掛けたせいです。

土井:金山というと、基隆市から海岸線沿いに北上した海辺の街でしたよね。

山田:はい、台北市内から車で1時間半かかりますが、日帰りで海遊びと温泉を満喫できました。

里中:海と温泉、よろしいですなあ。

山田:元は台湾総督府の要人向け温泉施設でしたが、今は「旧金山総督温泉」という名前で誰でも利用できます。野外の大衆温泉(水着着用)と、貸し切りの個室温泉があるんですよ。

/date/2021/10/05/columndbA_2.jpg旧金山総督温泉外観

宇都宮:施設の近くには海水浴場や金山老街もありますので1日中楽しめます。

里中:北投や烏来の温泉は知っていましたが、これは海辺の良い場所を教わりました。

/date/2021/10/05/columndbB_2.jpg日差しが差し込む貸し切りの個室温泉

採用活動の書類もスッキリ

 山田総経理は金山老街のグルメ話もしたかったようですが、話はそこそこで切り上げて本題に入りました。

土井:社員に関わる情報を整理してみましたので、こちらをご覧いただけますか?

 資料を大型モニターに映し出しました。(図A)

/date/2021/10/05/128C_2.jpg図A 社員情報を基にアプリへの登録方法を検討

宇都宮:資料のご用意ありがとうございます。

山田:こちらを叩き台にして、これから作るkintoneの社員情報アプリへどのように記録したらよいか考えます。それでは、上から検討しましょう。

土井:まずは、現在使っている紙製の「社員情報ファイル」の中身を整理したいです。

山田:スッキリさせましょう!

土井:基本情報を記録しましたら、基本書類を添付します。履歴書と経歴書はPDFで預かっていますので、そのまま使えます。身分証などは、原本をスキャンしたものを添付したいです。

山田:はい、問題ございません。

土井:次に採用時の情報と採用試験結果を記録します。採用試験に使った解答用紙は破棄します。それから本人署名の済んだ労働契約書はスキャンして添付します。

山田:これで今まで紙で長期間保管せざるを得なかった「社員情報ファイル」の中身は電子化できますね。

 土井総経理の説明が続きます。

土井:先日の御社での事例を伺いまして、新たに記録したい情報が5つほどあります。

山田:はいどうぞ。

土井:資格と免許ですが、車の免許ではなく、食品や調理など、業務に関わるものを記録します。例えば、調理師や栄養士などです。これらの資格は手当ての対象にもなっていますので。

山田:なるほどですね。

土井:次は貸与品です。職種にもよりますが、制服や帽子、エプロン、靴などを貸与しています。これらの貸与品は、離職する際には返却してもらいます。

山田:分かりました。

土井:だんだんスッキリしてきましたね。

山田:もう一息です。

 

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宇都宮武則

宇都宮武則

コンサルタント

ITベンダーにてプロジェクトマネージャとして50社以上のシステム構築に携わりました。ITに関わるお悩み事を幅広くサポートいたします。ワイズシステム副総経理。

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