第73回 社員マスタで情報を一元管理(1)


コラム 経営 作成日:2020年9月1日

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第73回 社員マスタで情報を一元管理(1)

記事番号:T00091880

<登場人物>
ワイズシステム副総経理 宇都宮武則
本コラムの筆者です。

台湾S電工 山田新一総経理
1978年千葉県生まれ、上場企業S電工の営業企画課長から2018年に台湾S電工の総経理として初めての海外駐在。

 毎日の定型業務をサイボウズのkintone(キントーン)で効率アップしませんか?

 社内の申請書、Excel(エクセル)の見積書、業務日報、報告書、顧客管理、進捗(しんちょく)管理、部署間の情報共有…どのような業務でもお声掛けください。お話を伺いに参ります。

 S電工のいつもの会議室。山田総経理は外出からいまだ戻らず、約束よりも15分早く着いた宇都宮は半発酵タイプの烏龍(ウーロン)茶「鉄観音」をいただいています。

 この鉄観音も、各地のお茶を飲み比べることが趣味の山田総経理が購入してきたものです。お茶を運んでくれた秘書さんは、自分はミルクティーで飲むのが好きです、と言っていました。

宇都宮:なるほど、この清らかな花の香りと重厚な味わいはミルクにも合いそうだな。

 突然の雷鳴に窓を見ると、さっきまでの西日が隠れ、大粒の雨が降っています。もう5分遅かったら、ずぶぬれだったろうと思いながら、パソコンを取り出して準備を始めます。しばらくの大雨の後、再び西日が照り始めました。

 約束の時間をやや過ぎたころに山田総経理が入って来ました。髪がしっかりとぬれています。

山田:お待たせ致しました。

宇都宮:そのぬれ方は、先ほどの雷雨ですか?

山田:横断歩道を渡っている途中で降られました。突然でしたよ。

宇都宮:お気の毒さまです。

社員マスタに情報集約

山田:今日アドバイス頂きたいのは、管理部の人事担当者が幾つかのエクセルに分けて記録している各種の社員情報を、kintoneで運用している社員マスタのアプリ(図A)に集約したいのです。

/date/2020/09/01/20a_2.jpg図A 社員マスタのアプリ

宇都宮:分かりました。具体的には、どのような情報ですか?

 山田総経理は立ち上がるとホワイトボードに書き始めました。▽資格の記録▽受講した研修の記録▽異動の履歴▽賞罰の記録──の四つです。

宇都宮:記録方法は2通りあります。一つ目は社員マスタの中に埋め込む方法。二つ目は別のアプリとして社員マスタと情報連携する方法です。

山田:どちらが適切でしょうか?

宇都宮:はい、それをこれから検討しましょう。記録した情報をどのように使うかによって方法は違ってきます。

山田:そうなのですね。

 今度は宇都宮が立ち上がると、山田総経理と入れ替わってホワイトボードの前に立ちました。

宇都宮:上から、資格情報ですが現在のエクセルを見せてもらえますか?

山田:これです。

 プロジェクターに映し出しました。

山田:資格手当の対象となる業務に必要な資格だけですので8種類です。(図B)

/date/2020/09/01/20b_2.jpg図B 8種類の資格

宇都宮:資格ごとに名前が記入されているのですね。チェックボックス形式で記録してはどうでしょう?

山田:そうですね、事足りますね。

 宇都宮がホワイトボードへ配置イメージを書きます。

別アプリで受講一覧出力

宇都宮:では、次の研修記録です。

山田:現在は受講が終わった研修を記録していますが、できれば将来の研修予定も記録し、受講一覧表として出力できると有り難いのですが…

宇都宮:研修受講の予実績ということですかね。

 宇都宮は数秒天井を見つめると言いました。

宇都宮:別アプリにすればできます。「研修名」と「受講予定日」の項目を作りまして、この二つの項目で検索をすれば該当する社員一覧ができます。

/date/2020/09/01/20c_2.jpg図C 資格記録と研修記録のイメージ

山田:「受講予定日」があれば、1週間前にリマインドのメールも発信できますよね。

宇都宮:できます。

 宇都宮はホワイトボードへ配置のイメージを追加していきます。

山田:資格記録と研修記録のイメージがつかめました。


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宇都宮武則

宇都宮武則

コンサルタント

ITベンダーにてプロジェクトマネージャとして50社以上のシステム構築に携わりました。ITに関わるお悩み事を幅広くサポートいたします。ワイズシステム副総経理。

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