第75回 社員マスタで情報を一元管理(3)


コラム 経営 作成日:2020年9月15日

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第75回 社員マスタで情報を一元管理(3)

記事番号:T00092116

<登場人物>
ワイズシステム副総経理 宇都宮武則
本コラムの筆者です。

台湾S電工 山田新一総経理
1978年千葉県生まれ、上場企業S電工の営業企画課長から2018年に台湾S電工の総経理として初めての海外駐在。

 毎日の定型業務をサイボウズのkintone(キントーン)で効率アップしませんか?社内の申請書、Excel(エクセル)の見積書、業務日報、報告書、顧客管理、進捗(しんちょく)管理、部署間の情報共有…どのような業務でもお声掛けください。お話を伺いに参ります。

 S電工の会議室。山田総経理と宇都宮は、現在エクセルで管理している四つの情報(資格の記録、受講した研修の記録、異動の履歴、賞罰の記録)を社員マスタに集約して一元管理できるようにするアプリを作成中です。

宇都宮:次は用途に合わせた一覧表示画面を作成しましょう。

 受講した研修の記録をする研修記録アプリは入力画面が出来上がりましたので一覧表示画面作りに取り掛かりました。

宇都宮:どのように一覧表示しましょうか?

山田:はい、いくつかのパターンが欲しいです。

 そう言うとしばらく腕組みをして考えました。そして立ち上がるとホワイトボードへ書き始めました。

一覧画面で表示

1.研修を将来受講する予定の社員一覧

2.研修を受講中の社員一覧

3.研修を受講し終えた社員一覧

宇都宮:研修コード順に並べましょう。それぞれ条件式を使って、1は将来受講予定の人、2は受講中の人、3は受講を終えた人を抽出しましょう。

 山田総経理は早速、席に戻ると将来受講する予定の一覧表示を作成し始めました。

 条件式で「未受講」を指定することで将来受講予定の人だけが抽出されるようにしています。(図A)

/date/2020/09/15/75A_2.jpg図A 未受講の一覧表示 条件設定

 一覧表示結果は次のようになりました。(図B)

/date/2020/09/15/75B_2.jpg図B 未受講の一覧表示

 続けて受講中の一覧表示を作成します。先ほどの一覧表示をコピーすると、条件式を「受講中」に、「受講予定日」は「受講開始日」に変更しました。(図C)

/date/2020/09/15/75C_2.jpg図C 受講中の一覧表示 条件設定

山田:こんな感じですね。同じ要領で受講し終えた社員一覧も作成しますね。

 もう一度コピーをすると、数分で出来上がりました。

山田:そうだ、グラフも作りましょう。

 山田総経理はおもむろに立ち上がるとホワイトボードに書きました。

グラフ画面で表示

1.研修別の将来受講する予定人数

2.研修別の受講を終えた人数

3.上記2と3のクロス集計表

 再び座るとグラフの作成を始めました。グラフの種類を選ぶと表示する条件を入力していきます。

/date/2020/09/15/75D_2.jpg図D 研修別の将来受講する予定人数のグラフ

山田:はい、出来上がりました。(図D、E)

/date/2020/09/15/75E_2.jpg図E クロス集計表

宇都宮:これで研修記録アプリは完成しましたね。

山田:今日はもう満足です。一杯やりに行きませんか?

宇都宮:あはは。やはりそうきましたか。

 2人はいつもの居酒屋へ向かったのでした。

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