ワイズコンサルティング・グループ

記事番号：T00092714

＜登場人物＞
ワイズシステム副総経理　宇都宮武則
本コラムの筆者です。

台湾Ｓ電工　山田新一総経理
1978年千葉県生まれ、上場企業Ｓ電工の営業企画課長から2018年に台湾Ｓ電工の総経理として初めての海外駐在。

　毎日の定型業務をサイボウズのkintone（キントーン）で効率アップしませんか？社内の申請書、Excel（エクセル）の見積書、業務日報、報告書、顧客管理、進捗（しんちょく）管理、部署間の情報共有…どのような業務でもお声掛けください。お話を伺いに参ります。

アプリのアクセス権設定

　Ｓ電工の会議室。社員マスタで４つの情報（資格の記録、受講した研修の記録、異動の履歴、賞罰の記録）を一元管理できるように改造ができました。（図Ａ）

図Ａ　一元管理

　これらの情報はこれまでは、幹部が人事担当者に問い合わせていました。今後は幹部に直接この社員マスタを見せることになりましたので、情報へのアクセス権を設定することにしました。

宇都宮：kintoneのアクセス権についてはまだ詳しく説明していませんでしたよね。

山田：そうですね。

宇都宮：一度整理しておきましょう。

山田：お願いします。

　宇都宮は大型モニターへkintoneのアプリ設定画面を映し出しました。

宇都宮：設定画面の「アクセス権」を見ますと３種類あります。「アプリ」「レコード」「フィールド」です。１つずつ説明します。（図Ｂ）

図Ｂ　アクセス権の種類

山田：「アプリ」からですね。

宇都宮：「アプリ」は、このアプリに対してユーザーが行える動作を設定します。例えば、このように設定（図Ｃ）しますと「アプリ作成者」は全ての権限を持ちます。「人事担当者」はレコードの閲覧・追加・編集・削除、すなわち新しい社員を追加したり編集することはできますが、アプリを修正したり、ＣＳＶファイルを使って新しい社員を追加で読み込んだりすることはできません。

図Ｃ　ユーザーごとにアクセス権を設定

山田：「Everyone」とは、その他のユーザーという意味ですね。

宇都宮：はい、そうです。その他のユーザーは、社員データの閲覧しかできません。それでは幹部に閲覧させるように設定してみてください。

　山田総経理は自分のパソコンへ向き直るとアクセス権の設定を始めました。

山田：私には全ての権限を付与します。人事担当の高さんにはレコードの閲覧・追加・編集・削除を付与します。経理以上の幹部には閲覧だけ付与します。「Everyone」には閲覧させませんので、全ての権限を外します。（図Ｄ）

図Ｄ　一人ずつ権限を設定

宇都宮：はい正解です。

山田：一人一人の名前を登録するのは手間ですね。そう言えば先ほどは「人事担当者」を登録していましたが。

宇都宮：はい、社員の名前を個別に指定する他にも「人事担当者」というようにあらかじめグループを作っておいてそれを登録する方法もあります。

山田：「幹部」というグループを作成すればよいのですね。

宇都宮：あらかじめ「幹部」というグループを作成して、経理以上の幹部を登録しておきます。（図Ｅ）

図Ｅ　所属ユーザーの設定

　このようにすれば将来幹部に異動があった場合でも「幹部」グループ内の人の入れ替えをすれば良いので各アプリの権限は変更せずに済みます。

山田：そちらの方が柔軟性がありますね。

　そう言うと、早速「総経理」「人事担当」「幹部」の３つのグループを作成して設定をし直しました。（図Ｆ）

図Ｆ　グループごとに権限を設定

宇都宮：これで「アプリ」のアクセス権が設定できました。

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