第81回 社員マスタで情報を一元管理(9)/台湾


コラム 経営 作成日:2020年10月27日

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第81回 社員マスタで情報を一元管理(9)/台湾

記事番号:T00092823

<登場人物>
ワイズシステム副総経理 宇都宮武則
本コラムの筆者です。

台湾S電工 山田新一総経理
1978年千葉県生まれ、上場企業S電工の営業企画課長から2018年に台湾S電工の総経理として初めての海外駐在。

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レコードのアクセス権設定

 山田総経理と宇都宮は、社員マスタに情報の書き込みや閲覧を制限するための3つの「アクセス権」を設定しています。

山田:続いて「レコード」の設定ですね。

宇都宮:レコードに対してユーザーが行える動作を設定します。条件を設定すれば特定のレコードに対する動作を細かく設定できます。モニターの方を見てください。例えば経理以上の情報は総経理と人事担当にしか開示しないように設定してみます。(図A)

/date/2020/10/27/81A_2.jpg図A 閲覧の条件

山田:なるほど、まずは対象とするレコードの条件を決めて、次にアクセス権を設定するのですね。

宇都宮:このようにレコードを閲覧できなくすれば、一覧表示画面に表示されなくなります。

山田:幹部には自分の部下だけを閲覧させる設定をしてみますね。

 山田総経理は自分のパソコンに向かうとレコードのアクセス権設定を始めました。5分ほど考えていましたが、手が動き始めました。

山田:こうでしょうか?

宇都宮:若干違いますね。

 そう言うと宇都宮は設定のやり方をもう一度説明しました。

山田:分かりました。これでどうでしょうか?(図B)

/date/2020/10/27/81B_2.jpg図B 部門ごとに閲覧制限

宇都宮:はい正解です。営業部に属する社員は李経理以外の幹部には閲覧できません。同様に管理部に属する社員は頼経理以外の幹部には閲覧できません。

フィールドのアクセス権設定

山田:最後は「フィールド」ですね。

宇都宮:「フィールド」ごとにアクセス権が設定できます。基本情報を見てください。(図C)各「フィールド」とは、社員コード、社員名、性別、雇用形態、在籍状況、入社日…などです。

/date/2020/10/27/81C_2.jpg図C フィールドごとに設定可能

山田:これら1つ1つに閲覧と編集のアクセス権を設定できるのですね。

宇都宮:モニターの方を見てください。例えば、性別に対してこのように設定しますと、総経理は表示されますが、編集できなくなります。そして幹部には表示されなくなります。(図D)

/date/2020/10/27/81D_2.jpg図D 表示と編集の可否

 宇都宮は幹部の画面を見せました。(図E)

/date/2020/10/27/81E_2.jpg図E 性別が非表示に

山田:本当ですね。性別は表示されなくなりました。

研修記録アプリのアクセス権

宇都宮:これで「アプリ」「レコード」「フィールド」の3つのアクセス権はお分かりになりましたでしょうか?

山田:はい、がってんです!

宇都宮:それではもう1つだけ説明させてください。アクセス権の最後は、幹部に「研修の一覧」を表示させなくする方法です。

山田:そういえば「研修の一覧」は先ほどの3つのアクセス権のいずれにも登場しませんでした。

宇都宮:そうなのです。「研修の一覧」は研修記録アプリから情報を引用していますので、アクセス権は研修記録アプリの方に設定するのです。

 宇都宮は研修記録アプリのアクセス権を操作すると、総経理の「アプリ」へのアクセス権を止めました。

宇都宮:社員マスタを見てください。

山田:おやおや。「研修の一覧」には「アクセス権がありません」と表示されて閲覧できなくなりました。こちらもがってんです!

/date/2020/10/27/81F_2.jpg図F 研修一覧が非表示に

 山田総経理は納得しうなずきました。

山田:ありがとうございます。これでアクセス権の設定のやり方が理解できました。それでは今日はこれでおしまいということで、「ふじこ」へ冷たいヤツを飲みに行きましょうよ!

宇都宮:賛成ですが…まだ4時ですので開いていませんよ。

山田:そうですね。

 2人はいきつけの居酒屋「ふじこ」の開店時間まで引き続きkintoneを研究することにしました。

 

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宇都宮武則

宇都宮武則

コンサルタント

ITベンダーにてプロジェクトマネージャとして50社以上のシステム構築に携わりました。ITに関わるお悩み事を幅広くサポートいたします。ワイズシステム副総経理。

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