第77回 社員マスタで情報を一元管理(5)


コラム 経営 作成日:2020年9月29日

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第77回 社員マスタで情報を一元管理(5)

記事番号:T00092406

<登場人物>
ワイズシステム副総経理 宇都宮武則

本コラムの筆者です。

台湾S電工 山田新一総経理
1978年千葉県生まれ、上場企業S電工の営業企画課長から2018年に台湾S電工の総経理として初めての海外駐在。

 毎日の定型業務をサイボウズのkintone(キントーン)で効率アップしませんか?社内の申請書、Excel(エクセル)の見積書、業務日報、報告書、顧客管理、進捗(しんちょく)管理、部署間の情報共有…どのような業務でもお声掛けください。お話を伺いに参ります。

資格保有者の検索

 土曜午後のS電工の会議室。2人は現在エクセルで管理している4つの情報(資格、受講した研修、異動履歴、賞罰)を社員マスタで一元管理できるように改造しています。

宇都宮:基本情報の下へ「資格」欄を作成しましょう。もう一度、資格の一覧を見せてください。

 現在、資格を記録しているエクセル表を見せました。(図A)

/date/2020/09/29/77A_2.jpg図A エクセルの資格一覧

山田:これらの資格です。複数の資格を持っている社員もいますので、チェックボックスを使います。(図B)

/date/2020/09/29/77B2_2.jpg図B 資格名のチェックボックスを配置

 山田総経理はチェックボックスを基本情報の下へ配置して、資格名を入力しました。

山田:でき上がりました。試しに数人の資格を入力してみます。

宇都宮:検索も簡単にできますよ。一覧表示に戻って「絞り込む」ボタンをクリックして条件の中から「資格」を選んでください。

山田:右側に資格の一覧が出ました。検索したい資格をチェックすればよいのですね。「フォークリフト免許」と「大型車両免許」にしてみます。(図C)

/date/2020/09/29/77C_2.jpg図C 「絞り込み」ボタンで検索

 適用ボタンをクリックすると「フォークリフト免許」または「大型車両免許」の資格を持っている社員が全て表示されました。(図D)

/date/2020/09/29/77D_2.jpg図D 検索結果

宇都宮:資格の一覧表示画面も作成しておきましょうか?

山田:そうですね。

 手際よく操作をすると一覧表示画面を作成しました。

山田:これで資格の記録は完成ですね。

 一息つくと2人は昼食後に買ってきた氷沙(スムージー)を飲みました。

山田:カア~!夜は冷えたビールがうまいけど、昼間はこの氷沙ですね!

他のアプリから情報引用

宇都宮:次は「受講した研修」です。

山田:先日作成した研修記録アプリを社員マスタへ連動させればよいのですよね。

宇都宮:そうです。

 山田総経理はルックアップというフィールドを配置しました。

宇都宮:ちょっと違いますね。

 山田総経理は「おや?」という表情をすると違いに気が付いて、再び「関連レコード一覧」を配置し直しました。(図E)

/date/2020/09/29/77E_2.jpg図E 今回の用途では関連レコード一覧を使用

宇都宮:どちらも他のアプリから情報を引用することができます。他のアプリから引用したい情報を選択するときには「ルックアップ」を使います。「関連レコード一覧」は、他のアプリから決めた条件に従って自動的に情報を引用するときに使います。今回は後者です。
 

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宇都宮武則

宇都宮武則

コンサルタント

ITベンダーにてプロジェクトマネージャとして50社以上のシステム構築に携わりました。ITに関わるお悩み事を幅広くサポートいたします。ワイズシステム副総経理。

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