第74回 社員マスタで情報を一元管理(2)


コラム 経営 作成日:2020年9月8日

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第74回 社員マスタで情報を一元管理(2)

記事番号:T00091988

<登場人物>
ワイズシステム副総経理 宇都宮武則
本コラムの筆者です。

台湾S電工 山田新一総経理
1978年千葉県生まれ、上場企業S電工の営業企画課長から2018年に台湾S電工の総経理として初めての海外駐在。

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四つの情報を一元管理

 S電工の会議室。山田総経理の要望は、現在エクセルで管理している四つの情報(資格の記録、受講した研修の記録、異動の履歴、賞罰の記録)を社員マスタに集約して一元管理することです。

 記録方法は「社員マスタの中に埋め込む方法」と「別のアプリとして社員マスタと情報を連携する方法」の2通りが考えられどちらにするか検討しています。

 ホワイトボードには、宇都宮が社員マスタに資格記録と研修記録を掲載するイメージを書いている途中です。

宇都宮:続きまして異動の履歴ですね。

山田:過去から時系列に「異動日、XX部、XX課、役職」を記録したいです。賞罰の記録も時系列に記録します。

宇都宮:それでは、その二つは埋め込み式のテーブルにしましょう。(図A)

/date/2020/09/08/74A_2.jpg図A 社員マスタに異動と賞罰の履歴を埋め込む

宇都宮:どのようにアプリを作成するかイメージできましたか?

山田:はい、できました。

マスタ形式なら追加も簡単

宇都宮:では、研修記録アプリ作りから始めましょうか。

山田:どうして研修名マスタというアプリが別途必要なのでしょうか?研修名はドロップダウン形式ではいけませんか?

宇都宮:逆にお聞きしますが、ときどき新しい研修が増えませんか?

山田:毎年新しい研修が増えますね。

 そう言いながら、山田総経理は答えに気が付きました。

山田:そうか、研修が増えないのならばドロップダウン形式でも良いのですね。

宇都宮:そうです。ドロップダウン形式とマスタ形式は大きな違いがあります。

山田:ドロップダウン形式にすると、新しい研修が増えるたびに、研修を追加する修正をアプリに対して行わなければなりません。そのアプリ修正は私を含めた特定の社員しかできません。ですが、マスタ形式にしておけば担当者が研修を追加できます。

宇都宮:正解です!他にも理由があります。マスタ形式にすれば研修名以外にも社内研修か社外研修の区分や研修内容を記入することができます。

 山田総経理が理解したところで、パソコンをプロジェクターにつなげると、アプリの作成に入りました。kintoneのポータル画面から「あたらしくアプリをつくる」→「はじめから作成」を選ぶと見慣れたアプリ作成の画面が開きました。

 山田総経理は、いつもの調子で左からフィールドを選んでは、右のフォーム上へ手際よく配置していきます。(図B)

/date/2020/09/08/74B_2.jpg図B 別途アプリを作成

山田:研修名マスタは、このような感じでよろしいでしょうか?

 プロジェクターに映し出された研修名マスタのアプリを見て、宇都宮は大きくうなずきました。(図C)

/date/2020/09/08/74C_2.jpg図C 研修名マスタ完成

山田:続けていきますよ~。研修記録アプリを作ります。

宇都宮:研修記録には誰が何の研修を受講したかを記録しますので、社員と研修名はルックアップというフィールドを使って配置してください。

山田:ルックアップを使えばマスタに登録されている情報から選択できますね。

 山田総経理は、そう言いながら左からルックアップをドラッグすると、右のフィールドに配置しました。

宇都宮:残る項目も作成してください。

山田:任せてください。受講状態…、受講予定日…、受講開始日…。

 鼻歌のように項目名を口ずさみながら、山田総経理は必要なフィールドを配置していきました。

山田:完成しました。(図D)

/date/2020/09/08/74D_2.jpg図D 研修記録アプリ完成

 

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宇都宮武則

宇都宮武則

コンサルタント

ITベンダーにてプロジェクトマネージャとして50社以上のシステム構築に携わりました。ITに関わるお悩み事を幅広くサポートいたします。ワイズシステム副総経理。

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