ワイズコンサルティング・グループ

記事番号：T00105460

＜登場人物＞

ワイズシステム副総経理　宇都宮武則

本コラムの筆者です。

台湾S電工　山田新一総経理

1978年千葉県生まれ、上場企業S電工の営業企画課長から2018年に総経理として初めての海外駐在。2児のパパ、趣味は車で台湾各地を家族旅行すること。

前回までのお話

https://www.ys-consulting.com.tw/column/l/2189/

　kintone（キントーン）は無料でご利用できるサンプルアプリを多数ご用意しております。

https://kintone-sol.cybozu.co.jp/apps/

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https://www.ys-consulting.com.tw/pr/253.html

証明書発行申請アプリ

　土曜午後の台湾S電工の総経理室、山田総経理と宇都宮は「総務・人事」からサンプルアプリを探索しています。

宇都宮：次はこの「証明書発行申請」を見ましょうか？

山田：はい、kintoneに取り込みます。

宇都宮：データを数件入力しました。レコード番号5番を見せてください。

　山田総経理は入力された申請を映し出しました。（図A）

図A　証明書発行申請画面

山田：このアプリには申請のワークフローが付いていますね。申請者が申請を入力するところから始まります。入力すると「受付者」に届きます。

宇都宮：はい、まず受付者が申請内容を確認するわけですね。

山田：確認が済むと申請書名によって受付者が発行者を決めて入力します。そして発行者へ申請を渡します。

宇都宮：はい、実際に書類を発行するのは発行者の方ですね。

山田：発行が済むと発行者は発行済みとします。（図B）

図B　証明書ステータス

宇都宮：このタイミングで申請者本人には発行されたことを伝える通知が届くしくみですね。

1．申請者が申請をする→「申請中」→受付者へ

2．受付者が申請を受理する→「受付済」→発行者へ

3．発行者が申請書を発行する→「発行済」→申請者へ通知

4．申請者は添付ファイルから申請書を受け取る

山田：なるほど、申請者へ発行済みという通知を出すことで申請者に気づかせて書類を受け取れるという仕掛けですね。

宇都宮：具体的にはステータスが「発行済」となったら申請者へ通知を出す、という設定がされているのでしょう。

作業者ごとの一覧画面

宇都宮：今度は一覧画面からしくみを確認してみましょう。

　山田総経理は3つある一覧画面の1つ目「（作業者が自分）」を開きました。（図C）

図C　証明書の一覧画面（作業者が自分）

宇都宮：この2つの明細は私が申請書を入力しましたがまだ申請していませんので、申請を待っている状態なのです。

山田：申請を行うと受付者側の一覧画面「（作業者が自分）」へ移動します。

　2つ目の「進捗状況一覧」に切り替えました。（図D）

図D　申請状況一覧画面

山田：申請の状況を把握できる一覧画面です。

宇都宮：申請の新しい順に並んでいます。過去の申請履歴も確認できますね。

山田：この一覧画面は申請者から見ると自分の申請したものしか表示されません。ですが受付者には全ての申請が表示されますので進捗や発行漏れのチェックに役立ちます。

　3つ目の「自分の発行済一覧」です。（図E）

図E　自分が発行した証明書の一覧

宇都宮：自分宛に発行された証明書の一覧です。添付ファイルに貼られたファイル名をクリックするとダウンロードできます。内容を見るだけであれば添付ファイル右側の虫眼鏡をクリックします。

山田：この一覧画面から受領できるわけですね。

宇都宮：はい。

山田：電子化により手間が省けるメリットがいろいろとありましたね。

①申請書を手書きして出しに行く必要がない

②紙の申請書を台帳に保管しなくて済む

③申請の進捗状況が分かる

④発行されると自動的に通知が届く。

⑤証明書を受け取りにいかなくて済む

⑥発行履歴が記録され検索しやすい。

宇都宮：そうですね。

山田：次はどれを見ましょうか？

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