ワイズコンサルティング・グループ

記事番号：T00121110

■一年前2024年4月

　台湾H科技のオフィス内で声がしています「これは大変だ。監査に必要な書類が見つからない」管理部のスタッフが慌ただしくオフィスを駆け回っています。

　総務課長は「ダンボールにまとめて置いたはずだ」と倉庫を探します。「倉庫番のスタッフが近づいてきて「昨年の社内申請書でしたら1月に保管業者へ預けましたよ」。

総務課長「すぐ取り寄せてください～」

　何が起きているかと申しますと、本社の専務取締役である北条董事長が本社役員と財務部長を引き連れて年1回台湾へ来られる恒例の監査が始まります。財務面、コンプライアンス面の厳しいチェックが待っています。

　南総経理にとっては今年が2回目の監査となります。1回目の監査では見積書や申請書、交通費の領収書などの紙が無造作に置かれている状態を指摘されました。その後の改善で保管場所を決めたり、バインダーへ分類したり、ダンボールへまとめるなどの改善をしました。

　そのためオフィスは整頓されたのですが、今度は保管した書類が見つけ出せないといった事態が起きてしまいました。

　大変なのは監査だけではありません。本社の皆さまの昼夜のレストランの手配から全社での懇親会、そして休日のゴルフのセッティングに到るまで、無事に御一行が桃園空港を旅立つまで気を緩めることができません。

　これは南総経理率いる管理部の長～い1週間の奮闘の記録です。

■その3日前…

　管理部長が南総経理へ報告します。「監査の日程は4月16日～24日と本社からメールが来ました」。

南「何！？GW（ゴールデンウィーク）あけではないのか？」。

管理部長「今年はシンガポール、マレーシアより先に台湾へ来られます」。

南「はあ～～」驚きとため息が混ざっていました。今年に限っては2週間も前倒しになりました。

南「部長、すまんが昨年の段取りをまとめた資料を持ってきてくれ」

管理部長「え？っと、確か社内サーバーのどこかにありましたよね？」と自分に問いかけています。

南「それと昨年の監査で指摘された項目の進捗管理シートはどこでしたっけ？」

管理部長「更新のつど関係者全員へメールでお送りしましたが…」。

南はメールを検索しながら「最後の送信はいつですか？」

　管理部長は思い出せない様子。

　南は管理部長を直視するとはっきりとした口調で言いました。「とにかくです。昨年の関係資料を集めてください。

●詳しくはこちらをご覧ください。

https://www.ys-consulting.com.tw/service/it/kintone.html