記事番号：T00121245
■年一度のガントチャート！？
翌日、南総経理と管理部長の二人は会議室へこもると、昨年の資料を睨みながら監査期間中の作業整理を始めました。
南は監査のときだけ作成するガントチャートを大型モニターに映し出しました。管理部長が大まかなイベントを述べます。「4月16日17時に桃園空港へお出迎え」…「19日夜は全社懇親会」「20日は取引先とのゴルフ」…「24日14時に空港へお送り」それを南が記入します。それが終わると大きなタスク毎にチーム編成をしてリーダーが決まりました。
南「詳細はリーダーに任せましょう」。
■監査6日前
南総経理と管理部は通常業務をこなしながら監査の準備を進めています。
中会議室の一角には、社外倉庫から運びこまれた社内資料の入ったダンボールが50箱山積みされました。
総務課長「皆さんへお配りした一覧表に従って書類を探してください。見つかった書類は番号を付箋で貼り付けて、こちらの箱へ仕分けてください」。ダンボールと対角には仕分け箱が用意されました。
一方で南総経理と財務課長は書類棚の鍵を開けて財務書類や契約書類のバインダーを取り出しています。それらを台車へ積み上げました。
管理部長は社内サーバーやメールを辿って必要なEXCEL資料を探してはパソコンの監査フォルダへ移しています。
■監査前日4月16日
大会議室の扉に「監査期間4月17～24日：関係者以外立ち入り禁止」が貼られ、複合機2台が運び込まれました。
それを皮切りに中会議室から仕分けされた書類が次々と移されました。
次々に中身を確認する総務課長。「9月1日～15日の領収書がないぞ。誰か探してくれ～」「休假申請書を日付の新しい順に並び替えてくれ～」「おいおい部長のサインがない申請書が混ざっているぞ。直ぐに部長にサイン貰って来い」。掛け声に応じてスタッフが忙しく動き回ります。
財務課長と営業部長は取引履歴毎に見積書、注文書、納品書、請求書をクリアファイルへ分類します。「これ見積書と注文書の明細が一致しません」「どうやら見積書が古いな。担当営業に確認します」時折不一致が見つかります。
総経理室では監査に必要な書類が揃ったかを最終確認しています。
南「よし、ほとんど準備できました」時計を見ると16時前です。
管理部長「後は課長たちに任せて、そろそろ迎えにゆきましょう」。
南「そうですね」と言うと、身体に付いたホコリを払って上着を着ました。
エレベーターを降りて駐車場に入ると年配ドライバーが手招きをしています。
お迎え用の黒い社用車とライトバンが用意されていました。
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宇都宮武則
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