第92回 kintoneで協力会社の業務を管理/台湾


コラム 経営 作成日:2021年1月19日

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第92回 kintoneで協力会社の業務を管理/台湾

記事番号:T00094281

<登場人物>
ワイズシステム副総経理 宇都宮武則

本コラムの筆者です。

台湾S電工 山田新一総経理
1978年千葉県生まれ、上場企業S電工の営業企画課長から2018年に台湾S電工の総経理として初めての海外駐在。2児のパパ、趣味は車で家族旅行。

 Excel(エクセル)の業務、紙の申請書、見積書、業務日報、報告書、顧客管理など定型業務の効率化はkintone(キントーン)にお任せください。

社外ユーザーとアプリ共有

 ある寒い日、開店直後の居酒屋「ふじこ」で待ち合わせ、山田総経理が宇都宮に切り出したのは、南部の保守業務を協力会社に任せる構想でした。それに必要な業務アプリをkintoneで作ります。台北のS電工と高雄の協力会社をkintoneでつなげて保守業務を管理します。

 2回目の「これが最後の一杯」と言いつつ、山田総経理は6杯目の生ビールを飲んでいます。

山田:kintoneには社外のユーザーが参加できる場所がありましたよね、何と言いましたっけ?

宇都宮:「ゲストスペース」のことですね。(図A)

/date/2021/01/19/20a_2.jpg図A ゲストスペース画面

 ゲストスペースは、社外のユーザーとアプリや情報の共有ができる機能です。ゲストスペースに配置されたアプリは、招待された社内外のユーザーだけが利用でき、社内のアプリと完全に区別されます。

山田:そうそう、その「ゲストスペース」を作ってから、そこに協力会社のユーザーを招待すれば良いのですね。

宇都宮:そうです。社外のユーザーはゲストと呼ばれます。メールアドレスから招待しますと、ゲストは招待を受けたメールアドレスを使ってkintoneにアクセスできるようになります。(図B)

/date/2021/01/19/20b_2.jpg図B 社外ゲストの招待

山田:協力会社と共有したいアプリを、ゲストスペースへ置けばよいのですね。

宇都宮:はい。ゲストは自分の参加しているゲストスペースに置かれているアプリにしかアクセスできませんので、社内のアプリを見られたりする心配はありません。

ゲストとのチャット機能も

宇都宮:ゲストスペースにはチャットの機能も付いており、相手とメッセージのやりとりができます。ファイルも送れますよ。(図C)

/date/2021/01/19/20c_2.jpg図C ゲストスペースのチャット機能

山田:それは便利ですね。メールよりも手早くやりとりができます。

 そこへシメで頼んだおにぎりとみそ汁が運ばれてきました。山田総経理は、おにぎりをつまみにしながら生ビールを飲んでいます。

山田:打ち合わせの日取りなのですが、来週木曜日の午後にキックオフミーティングがあります。都合はいかがでしょうか?

宇都宮:大丈夫ですよ。

山田:それでは、午後3時にお越しください。

宇都宮:承知しました。

山田:それまでに今日お話した構想をもっと具体化しておきます。

宇都宮:お願いします。

 山田総経理は生ビールを飲み干すと、

山田:それでは、来週の木曜日にお待ちしております、レジュメは明日お送りします。それまでに業務委託契約を済ませたいので契約書の作成をお願いします。

宇都宮:承知しました。

山田:そこそこ決まったところで、最後にもう一杯いきましょうか?

 おやおや、宇都宮は笑いをかみ殺しました。

 

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宇都宮武則

宇都宮武則

コンサルタント

ITベンダーにてプロジェクトマネージャとして50社以上のシステム構築に携わりました。ITに関わるお悩み事を幅広くサポートいたします。ワイズシステム副総経理。

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