ワイズコンサルティング・グループ

記事番号：T00103852

＜登場人物＞

ワイズシステム副総経理　宇都宮武則

本コラムの筆者です。

台湾S電工　山田新一総経理

1978年千葉県生まれ、上場企業S電工の営業企画課長から2018年に総経理として初めての海外駐在。2児のパパ、趣味は車で台湾各地を家族旅行すること。

前回までのお話

https://www.ys-consulting.com.tw/column/l/2189/

　kintone（キントーン）は無料でご利用できるサンプルアプリを多数ご用意しております。

https://kintone-sol.cybozu.co.jp/apps/

　どのようなアプリがあるかkintoneの部署別サンプルサイトからご案内しています。ご興味のあるアプリがございましたら、お声掛けください。kintoneを試したいとお考えのお客様には無料お試しもご用意いたしております。

　引き続きkintoneのエバンジェリスト、山田総経理と一緒にサンプルアプリを探索しましょう！

全社でファイル共有

　アプリを4つほど見たところで休憩となりました。

宇都宮：巨峰ブドウをお持ちしました。

山田：ありがとうございます。

　そう言うと少し困った顔をして、

山田：う～ん、巨峰に合わせられるお茶は……ないなあ。

宇都宮：今日はお茶なしで。苗栗県産です。皮が渋くないので、皮ごと食べられます。

山田：遠慮なく、いただきます。

　1つ食べると、「こりゃうまい」と言いながらさらに口に運びます。

宇都宮：種は？出さないのですか？

山田：え？種あるの？

　2人は顔を見合わせて笑いました。

宇都宮：次はファイル管理アプリにしましょう。

山田：ファイルを共有するためのアプリですね。

　使い方は簡単です。タイトルと説明を記入して該当のファイルを添付するだけです。ファイルの更新があった場合には変更履歴を記入して、新しいファイルを追加します。

宇都宮：どのような用途を思い浮かべますか？

山田：そうですね～。就業規則とか商品カタログ、社内イベントの写真などは全社で共有できますね。お客様への提案資料や契約書はどうでしょう。

宇都宮：契約書などは特定の社員だけと共有したいですよね。

山田：そうですね。そうなると、共有したい社員を登録する欄を作る必要がありますね。（図A）

図A　共有先を追加した状態

宇都宮：共有先をこのように3つ用意しておけば、部署も役職も個人も選択できて便利です。

山田：契約書などは追加されたことを知らせないと共有相手に分からないです。

　山田総経理は、巨峰を食べる手が止まりません。

宇都宮：はい、そのようなときにはkintoneの「通知」機能を使います。新しい契約書が追加されたときに共有したい相手に通知が届きます。

山田：なるほどですね。

資料の中身も検索可能

宇都宮：ところで、kintoneには右上に「アプリ内検索」という場所がありますよね。（図B）

図B　アプリ内検索

山田：アプリを探す時に使っています。

宇都宮：アプリ内に保存した資料の中身も検索できることはご存じでしたか？

　山田総経理は眉毛をつり上げると、

山田：え？そんなこともできるのですか？知りませんでした。

宇都宮：はい。PDFの他にもWord、Excel、PowerPointなどにテキストとして記入されていれば検索できます。

山田：ちょっと試していいですか？

宇都宮：どうぞ。

　山田総経理が「第28章　賞罰」と入れて検索すると、▽就業規則ver1.pdf、▽就業規則ver2.pdf、▽就業規則ver3.pdf──がヒットしました。

山田：思いのほか便利ですね。

宇都宮：でしょう。

山田：このアプリは、わが社なりに改造を加えて使ってみます。あ、ごめんなさい巨峰は食べ終わりました。

宇都宮：おいしいでしょう。ご家族の分もお持ちしていますのでどうぞ。

山田：娘たちには、種は出すように言いますね。

　再び２人は顔を見合わせて笑いました。

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