記事番号:T00116302
【今回のご質問】
質問:初めてのDXを低リスクで始められるツールはありますか?
回答:DXをkintoneで始めてみませんか?(勤怠管理:第2回/全3回)
キンカン(勤怠管理)3兄弟(出退勤記録、残業記録、休暇記録)のお話。
残業ルール
残業に関しましては各社各様のルールがありますが、おおむね事前申請の有無、事後報告の有無、はルール化されていることでしょう。また労働基準法によれば残業時の通常賃金への割増率が定められています。ですので残業時間数をカウントすることは残業代の計算には欠かせません。
C社総経理「昔ながらの紙のタイムカードに打刻していますので、いまだに担当者がタイムカードと残業申請を見比べてエクセルに書き写して残業時間を集計しています。」(図A)
タイムカード(図A)
C社管理部長「この集計は地味な作業ですが時間がかかります。同時に残業代の計算ミスを起こさないように注意が必要です。給与計算の数日は担当者はピリピリと張り詰めています」
社員数も20名を超えたので、そろそろ電子化したいとおっしゃっていました。
参考までに弊社の残業ルールは1日4時間までの残業を前2時間と後2時間に分けています。前2時間は事前申請が必要ありませんが、後2時間は事前申請の上、上長承認が必要です。
残業記録アプリ
事前残業申請と残業報告は1シートで行えます。(図B)
kintoneの出勤表と残業申請(図B)
申請と報告は次のような業務の流れとなります。紙やエクセルの申請報告では手間のかかる手渡しやメールでの回覧、そして上長の承認(署名)作業をkintoneではボタンを押すだけで解決できます。下記の流れで分かるとおり、本人から上長を経て人事担当者まで漏れなく手続きが進みます。
1.事前残業申請:社員本人が申請入力→上長へ申請→上長の承認→本人へ通知
2.残業の実施(本人)
3.残業報告:社員本人が報告記入→ 上長へ申請→上長が承認→本人へ通知→人事担当者へ回覧
4.月の残業時間の集計(人事担当者)
作業時間が半分に
kintoneの出勤表と残業申請を導入されてから1カ月経ちました。(図B)
社員「記入内容は以前の紙の申請書と同じなので、違和感なく使えています」
管理部長「使い始めてから担当者の作業時間は半分になりました」
担当者「出勤簿上に残業時間も表示されるので確認が楽です」
総経理「効果は出ています」
宇都宮武則
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