第6回 休暇申請のワークフロー作り


2019年5月7日  コラム 経営

第6回 休暇申請のワークフロー作り

記事番号:T00083381

 弊社の会議室に山田総経理と管理部の頼経理がいらしています。これから弊社のコンサルタントの吉本と一緒に、職務権限表などの作成を行うのです。

 先日、休暇申請アプリの作成に当たり、山田総経理には居酒屋「ふじこ」で職務権限表を簡単にレクチャーしたのですが、その後、頼経理と相談して正式なものを作成することに決めたのでした。さらには、組織図や役職の役割や権限の定義も明文化されていないとのことでしたので、この機会に整備することにしました。

業務アプリ作成へ

 私は、これが終わった後に山田総経理に残ってもらい、休暇申請のワークフローを考えることにしています。ワークフローとは、業務の一連の処理手続きを定義することです。休暇申請業務において、このワークフローを決めれば、どのような書類が必要であり、誰がどのような手続きを行うかが明確になるのです。

 そして、そのワークフローに沿って、必要な箇所を業務アプリとして作っていきます。

 午後4時までを予定していた職務権限表の作成は、5時までかかりましたが、台湾S電工の実情を吉本が見事に反映させた、大変に満足のいくものだと山田総経理が興奮気味に話してくれました。

 山田総経理は弊社に残り、頼経理は会社に戻って、資料を中国語訳することにしました。

チョコで一息…

宇都宮「お疲れでしょう」

山田「ええ、もうクタクタ。少し休ませてもらっていい?」

宇都宮「これどうぞ」

山田「チョコレートですね。ああ、香りと苦味が心地よい」

宇都宮「屏東産のカカオ豆100%で作られてます。チョコレートの世界大会で金賞を取った工房の商品なんですよ」

山田「へええ~知らなかった。台湾でもカカオが採れるんですね」

宇都宮「屏東にはビンロウの木が多いのですが、そこがカカオやコーヒーの栽培に切り替わっているんですって」

 山田総経理が一息ついたところで、運用の手順、すなわちワークフローを考えることにしました。

/date/2019/05/07/000_6B_2.jpgワークフローのフローチャート図

宇都宮「一般職の休暇申請は、休暇申請票を使って、申請者から始めて直属の課長が確認します。その後、直属の副理か経理が承認して管理部人事担当へ渡します」

山田「管理部人事担当は、それを個人別の休暇記録表へ入力します」

宇都宮「休暇記録表へ入力することによって有給休暇の残り数を計算させます」

山田「このワークフローによると、休暇申請票とそれを個人別に記録する休暇記録表が必要みたいですね。早速作りましょうよ!」

宇都宮「待っておくれ。以前kintoneで業務アプリを作る際のメリットを話したよね。その業務に必要となる優先順に作っていき、実際に使いながら変更したり、その他の機能を追加できる点が大きなメリットなんだ」

山田「そうでしたね」

宇都宮「私の提案ですが、まずは休暇申請票は紙ベースにしておき、休暇記録表をkintoneで作るのがよいと思います」

山田「ソフトランディングですね」

宇都宮「そう、一気に2つの業務アプリを運用に乗せるのは少し苦労するよ。初めての試みでもあるし、1つずつ確実に運用させていきましょうよ」

山田「まずは管理部に業務アプリによる運用を慣れさせてからですね。そうします」

 これで、業務アプリの作成順序は決まりました。

1.休暇記録アプリを作ります

 今まで通り紙の休暇申請票を使います。管理部まで休暇申請票が届いたら休暇記録アプリに入力して、休暇の履歴や残日数を記録します。

 この場合、管理部を含めた特定の社員だけkintoneのアカウントを持てばよいです。

2.休暇申請アプリを作ります

 紙の休暇申請票を廃止して休暇申請アプリによる電子承認とします。管理部は、休暇申請が承認されたら休暇記録アプリへ取り込んで記録します。

 この場合、社員全員のkintoneアカウントが必要となります。

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 メールに「kintone無料お試し希望」と記入の上、宇都宮までお送りください。
t-utsunomiya@ys-consulting.com

宇都宮武則

宇都宮武則

コンサルタント

ITベンダーにてプロジェクトマネージャとして50社以上のシステム構築に携わりました。ITに関わるお悩み事を幅広くサポートいたします。ワイズシステム総経理。

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