第110回 里中董事長、ペーパーレスを決断する(2)/台湾


コラム 経営 作成日:2021年6月1日

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第110回 里中董事長、ペーパーレスを決断する(2)/台湾

記事番号:T00096459

<登場人物>
ワイズシステム副総経理 宇都宮武則

本コラムの筆者です。

台湾S電工 山田新一総経理
1978年千葉県生まれ、上場企業S電工の営業企画課長から2018年に台湾S電工の総経理として初めての海外駐在。2児のパパ、趣味は車で家族旅行。

 

 ペーパーレスや脱エクセルによる効率化をお手伝い致します。短期間で導入できる各種ソリューション(各種申請業務、見積もり・受注管理、業務日報など)をご用意しております。

ペーパーレスに向け現状調査

 山田総経理と宇都宮は、里中董事長の会社の申請業務のペーパーレス化をお手伝いすることになりました。今日は現状調査のために本部を訪れます。

 里中董事長の経営するラーメンチェーンの本部は、郊外の雑居ビル内にありました。エレベーターを降りると、土井総経理がお待ちでした。

土井:ご足労ありがとうございます。さあさあ、こちらです、段差がありますので足元に気を付けてください。

 オフィスに入ると、8人のスタッフと古いパソコン、多くのバインダーにとじられた紙資料が目に留まりました。左右の壁にそれぞれ窓があり、角部屋だということが分かりました。

 オフィスには小部屋が3つあり、それぞれ▽董事長室、▽総経理室、▽商品開発室──と書かれています。

土井:会議室がないので私の部屋へご案内します。

 広さ10畳ほどの総経理室には総経理席のほか、長机と椅子6脚、大型モニターがありました。

土井:いつも会議はここで行っています。里中を呼んできますのでお掛けになってお待ちください。

 長机に2人並んで座ると土井総経理と入れ替わりにスタッフがコーヒーを持ってきました。長机の上には先日お願いした、現在使用している申請書の束が置かれています。

 かばんからPCなどを取り出して準備が整ったところへ里中董事長が来られました。

里中:ようこそ。狭苦しいところで恐縮です。コストギリギリでやっておるのでして。

 里中董事長と土井総経理が向かい側に座りました。

 既に2年前から本部と店舗間のやりとりをkintone(キントーン)を使って効率化していましたので、本部の申請業務がどのように効率化できるのかは容易に想像できました。

 現状エクセルに記入し、印刷して回覧している申請書は、今後、直接PC上で入力します。申請書は決められた承認ルートに順番に回覧され、外出先からでも承認できます。承認後は決められた閲覧者に情報共有されます。同時に申請書は添付書類を含めて自動的にkintoneのデータベース内に保管されます。

 紙でのファイリングは不要になり、過去の申請書を簡単に探し出せます。

申請書の要否を仕分け

土井:申請書は32種類ありました。似通ったものがいくつも出てきました。スタッフが勝手にエクセルのレイアウトを変更して作ったモノもございまして。

宇都宮:よく聞く話です。

山田:では、現状の申請書を仕分けしながら、今後必要な申請書を整理していきましょう。

 山田総経理はモニターにマインドマップを映し出し、申請書のヒアリングを始めました。

 整理の途中で再三、里中董事長と土井総経理の審議が始まるのでした。

里中:これ今も使っていましたっけ?

土井:ああ、それは2年前まで使われていたモノですね。今は食材発注システムでやっています。

 その申請書は不要の方へ仕分けられました。

 しばらく順調に進みましたが、またまた「審議中」に!

里中:これは懐かしい。台北に2号店を出す際に使っていたものです。

 申請書には2号店の計画書と店舗の内装図面がとじられていました。

土井:現在の「出店稟議書」に相当します。その申請書は今後不要ですね。

 1時間ほどかかって全ての申請書を仕分け終えました。それを山田総経理がマインドマップに書き出してモニターへ映し出しました。(図)

/date/2021/06/01/20a_2.jpg図 マインドマップ

 今後必要と仕分けされた申請書は18種類ありました。

山田:それでは、上からもう一度確認し、用途を考えて分類をしましょう。

 申請書の検討は続いてゆきます。

 

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宇都宮武則

宇都宮武則

コンサルタント

ITベンダーにてプロジェクトマネージャとして50社以上のシステム構築に携わりました。ITに関わるお悩み事を幅広くサポートいたします。ワイズシステム副総経理。

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