第113回 里中董事長、ペーパーレスを決断する(5)/台湾


コラム 経営 作成日:2021年6月22日

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第113回 里中董事長、ペーパーレスを決断する(5)/台湾

記事番号:T00096828

<登場人物>
ワイズシステム副総経理 宇都宮武則
本コラムの筆者です。

台湾S電工 山田新一総経理
1978年千葉県生まれ、上場企業S電工の営業企画課長から2018年に台湾S電工の総経理として初めての海外駐在。2児のパパ、趣味は車で家族旅行。

 ペーパーレスや脱エクセルによる効率化をお手伝い致します。短期間で導入できる各種ソリューション(各種申請業務、見積もり・受注管理、業務日報など)をご用意しております。

kintoneで作成するメリット

 山田総経理と宇都宮は、里中董事長の依頼を受けて申請業務ペーパーレス化をお手伝いしています。次回の打ち合わせにお持ちする費用申請書アプリを作成中です。

前回までのお話
https://www.ys-consulting.com.tw/column/l/2189/

 費用申請書は金額と用途によって5種類ありましたが、1つの申請書アプリにまとめました。

 サイボウズのkintone(キントーン)で申請書を作成する主なメリットは5つあります。

1.紙の申請書が要らなくなります。

2.確実に申請が回り、ボタンを押すだけで承認が行えます。

3.社内外、場所を選ばずパソコンやスマホから承認できます。

4.申請の進捗状況が分かります。

5.ファイリングの手間が省け過去の申請書も簡単に探し出せます。

承認ルートを作成

 費用申請書の入力画面ができましたので、承認ルートの作成に入っています。承認ルートはkintoneのプロセス管理という機能で実現します。

 山田総経理はモニターに映し出されたプロセスを確認しています。(図A)

/date/2021/06/22/113A_2.jpg図A 費用申請プロセス

 それからパソコンへ向かうとプロセス管理画面から設定を始めました。

山田:必要となるステータスは…。

 山田総経理はステータスを考えています。ステータスとは申請の進捗状況のことです。申請書画面からボタンを押すごとにステータス(進捗)が進んでゆきます。(図B)

/date/2021/06/22/113B_2.jpg図B ステータス

 ステータスの変化について、2万台湾元(約8万円)未満の「高額費用申請」を例にしますと、申請者が申請書を登録した時点のステータスは「未処理」です。申請ボタンを押すとステータスは「部長へ申請中」に変わります。部長が承認ボタンを押すとステータスは「総経理へ申請中」に変わります。総経理が承認ボタンを押すとステータスは「決裁完了」に変わります。

山田:ステータスはこのようですね。

 宇都宮は相づちを打ちました。

 山田総経理は設定を続けます。20分ほどで完成しました。

山田:出来上がりましたので、動作確認をしましょう。

宇都宮:少額費用申請を申請しました。部長に届きましたか?

 山田総経理は画面を部長に切り替えると確認して、

山田:はい、通知が届いています。

 届いた通知をクリックしました。(図C)

/date/2021/06/22/113C_2.jpg図C 通知画面

山田:「文房具の申請」ですね。ステータスも問題なく「部長へ申請中」になっています。(図D)

/date/2021/06/22/113D_2.jpg図D 「部長へ申請中」

宇都宮:ボタンはどうですか?

山田:「決裁完了」と「差し戻し」が表示されていますので問題ありません。

宇都宮:では、その他の申請書パターンも入力します。

 設定した5種類の申請パターンは全て間違いなく動作しました。

山田:完成ですね。

宇都宮:来週早々にも里中董事長へお持ちしましょう。

山田:そうしましょう。

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チャットワーク:https://www.chatwork.com/ys-utsunomiya
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https://www.ys-consulting.com.tw/service/it/kintone.html

宇都宮武則

宇都宮武則

コンサルタント

ITベンダーにてプロジェクトマネージャとして50社以上のシステム構築に携わりました。ITに関わるお悩み事を幅広くサポートいたします。ワイズシステム副総経理。

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