第112回 里中董事長、ペーパーレスを決断する(4)/台湾


コラム 経営 作成日:2021年6月15日

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第112回 里中董事長、ペーパーレスを決断する(4)/台湾

記事番号:T00096694

<登場人物>

ワイズシステム副総経理 宇都宮武則
本コラムの筆者です。

台湾S電工 山田新一総経理
1978年千葉県生まれ、上場企業S電工の営業企画課長から2018年に台湾S電工の総経理として初めての海外駐在。2児のパパ、趣味は車で家族旅行。

 

 ペーパーレスや脱エクセルによる効率化をお手伝い致します。短期間で導入できる各種ソリューション(各種申請業務、見積もり・受注管理、業務日報など)をご用意しております。

 山田総経理と宇都宮は、里中董事長の依頼を受けて申請業務ペーパーレス化をお手伝いしています。次回の打ち合わせにはサイボウズのkintone(キントーン)で費用申請書アプリを作ってお持ちする約束をしています。

前回までのお話
https://www.ys-consulting.com.tw/column/l/2189/

申請書の承認ルートを整理

 費用の申請書は金額と用途によって5種類ありましたが、1つの申請書アプリにまとめることになりました。

 預かってきた現在使っている5種類のエクセル製申請書を見比べながら、

山田:入力する項目は把握できました。次に考えるのは金額と用途によって承認ルートが異なる点です。

宇都宮:アプリを作成する前に承認ルートを整理しましょう。

 2人は大型モニターに目を移しました。(図A)

/date/2021/06/15/112A_2.jpg図A 承認ルートを確認

山田:なるほど。用途で分けた後に、さらに費用申請は金額で分けましょう。

 kintoneでは申請ルートの設定は「プロセス管理」という機能で行います。「プロセス管理」に分岐条件を設定します。

宇都宮:処理の順序と分岐する条件を整理してみましょう。

山田:初めに3つの用途「費用」「宣伝広告費」「本部一括発注」によって分岐させます。

宇都宮:はい、それぞれのプロセスを書いてください。

山田:申請後の承認者が選択できる動作は「承認」と「差し戻し」です。「承認」すると本人が最終承認者である場合には「決裁完了」となり「会計が閲覧」できる状態になります。本人が最終承認者ではない場合には、上位の承認者へ送られます。以下の承認者は同様です。

 山田総経理はプロセスを記入しました。

山田:できました。

 2人はモニターで確認しました。(図B、「差し戻し」は記載を割愛しています)

/date/2021/06/15/112B_2.jpg図B 費用申請プロセス

費用明細はテーブル形式で

宇都宮:はい、この通りですね。

山田:では、アプリを作り始めます。

 山田総経理はkintoneの画面を開きました。

山田:費用明細はテーブル形式にした方が利便性が上がります。

 テーブル形式とは、入力する項目数に合わせて行を増やして記録できる形式のことです。

 費用申請書に必要な項目はシンプルでしたので、15分程度で入力画面は出来上がりました。(図C)

/date/2021/06/15/112C_2.jpg図C 費用申請書

宇都宮:入力画面はできましたね。

山田:続いてプロセス管理の設定に入ります。

 山田総経理は先ほど記入したプロセスをモニターで確認しながら設定を始めました。

 

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宇都宮武則

宇都宮武則

コンサルタント

ITベンダーにてプロジェクトマネージャとして50社以上のシステム構築に携わりました。ITに関わるお悩み事を幅広くサポートいたします。ワイズシステム副総経理。

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