ワイズコンサルティング・グループ

記事番号：T00096596

＜登場人物＞

ワイズシステム副総経理　宇都宮武則
本コラムの筆者です。

台湾Ｓ電工　山田新一総経理
1978年千葉県生まれ、上場企業Ｓ電工の営業企画課長から2018年に台湾Ｓ電工の総経理として初めての海外駐在。２児のパパ、趣味は車で家族旅行。

　ペーパーレスや脱エクセルによる効率化をお手伝い致します。短期間で導入できる各種ソリューション（各種申請業務、見積もり・受注管理、業務日報など）をご用意しております。

複数の申請書を一本化

　山田総経理と宇都宮は、里中董事長の会社（Ｚ社）の申請業務ペーパーレス化をお手伝いすることになり、会議室を訪れ、現状調査を行っています。

　現状32種類あった申請書は、用途を精査して仕分けした結果、18種類になりました。

山田：仕分け、お疲れさまでした。10分休憩しましょうか。

　休憩です。土井総経理が女性のスタッフと戻ってきました。何やら白いカップに入ったオレンジ色のものが見えます。

土井：試作品のマンゴージェラートです。

　ジェラートを受け取ると、山田総経理はじっと見て、

山田：ほほう。大粒の果肉入りですねえ。

土井：はい、愛文（アップル）マンゴーをぜいたくに使ってみました。２種類の食感を楽しめます。

山田：とてもおいしいです。これ、販売したら絶対欲しいです。うちの家族はマンゴー好きなので、これならば季節を問わずに１年中いけますね！

土井：それでは１ケースお届けしましょうか？

山田：きっと、毎日食べるから…。１年分送ってください。

　大笑いしました。

アップルマンゴー

　里中董事長が戻り、打ち合わせを再開しました。

　次は18種類の申請書をサイボウズのkintone（キントーン）でアプリ化することを想像しながら整理してゆきます。

宇都宮：費用関連の申請書が５種類あります。例えば、少額費用、高額費用、特別費用の申請書は金額によって承認ルートが異なるために３種類に分かれていますが、１つにまとめることができます。

土井：承認ルートが異なるこちらの「宣伝広告費申請書」と「本部一括発注申請書」もまとめられますか？

宇都宮：金額ではなく「種別」で承認ルートを判断することになりますが、まとめることはできます。

土井：次の休暇申請書は、既に店舗用に作った社員休暇申請書アプリを改造して使っていますので、新たに作る必要はありません。

山田：「出張申請書」と「出張旅費精算申請書」は合併して「出張申請書」に一本化しましょう。

土井：なるほど、そうすれば申請と精算がひも付いて会計処理しやすいです。

山田：次の「本部採用申請書」と「本部離職申請書」は、申請ルートが同じですね。こちらも一本化しましょう。

　同様に「押印申請書」と「仕入先申請書」も整理をしてゆくと、申請書の種類は８種類に落ち着きました。（図Ａ）

図Ａ　申請書を分類

里中：ずいぶんと減ったものだ。

土井：始めてみると、想像より簡単に整理が付きました。もっと早くから手を付けるべきでした。

里中：まあまあ、物事にはタイミングというのがあるものさ。

宇都宮：今日はここまでにしましょう。今日仕分けした申請書はコピーをお預かりします。次回は「費用申請書」のサンプルアプリをお持ちしますので、具体的に内容を検討しましょう。

　その後、次回の打ち合わせはkintoneで費用申請書アプリを作ってお持ちする約束をしました。打ち合わせ日を決めて解散となりました。

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